yrittäjä

Yrityksen vähennyskelpoiset menot

Yritys maksaa veroja tuloksestaan, joka lasketaan vähentämällä vähennyskelpoiset menot yrityksen tuloista. Siksi useat yritykset haluavat pienentää tulostaan, jotta veroja jäisi maksettavaksi vähemmän. Jos tulos on positiivinen, tulot ovat olleet menoja suuremmat. Tällöin on maksettava veroa enemmän mitä suurempi tulos on.

Yrittäjä voi pienentää tulosta ja maksettavia veroja sisällyttämällä kaikki hyväksyttävissä olevat kulut menoihin, jotka vähentävät tulosta. Tällaisista hyväksyttävistä kuluista käytetään ilmaisua vähennyskelpoiset menot.

Mitkä sitten ovat hyväksyttäviä, vähennyskelpoisia menoja? Voisi sanoa ehkä puhekielisesti, että mitä menoja voi laittaa firman piikkiin. Onko kuitti yrittäjän käyttämistä kampaamopalveluista sellainen? Vaikuttaako kampaamokäynnin vähennyskelpoisuuteen, mikä on ollut käynnin syy, vai onko asia selvä syystä huolimatta? Ratkaisevaa on onko meno selkeästi liiketoimintaa tukevaa, vai voiko sen katsoa yksityiselämän menoksi.

Pääperiaate on siis, että vähennyskelpoisia menoja ovat kaikki selkeästi yrityksen toimintaan ja tuloksentekoon liittyvät menot. Jos menot liittyvät yrityksen ulkopuoliseen elämään, eivät siis ole sidoksissa (riittävästi) yritykseen, niitä ei voi vähentää.

Seuraavassa käydään läpi yleisimpiä vähennyskelpoisia menoja ja samalla perehdytään näihin menoryhmiin hieman tarkemmin. Joukossa on myös muutamia yleisellä tasolla olevia esimerkkejä. Menojen pääluokat, jotka käydään läpi ovat:

  • erilaiset materiaalihankinnat, esimerkiksi koneet
  • markkinointi ja edustaminen, vaikka mainonta
  • toimitilat ja vakuutukset, toimitilavähennys mukaan lukien
  • lisäksi monia muita tavanomaisia liiketoiminnassa vähennettäviä kustannuksia.

Vähennettävissä olevat materiaalikulut

Materiaalikuluista vähennettäviä menoja ovat esimerkiksi

  • tuotteet, jotka yritys myy edelleen
  • raaka-aineet valmistettaviin ja myytäviin tuotteisiin,
  • tuotannon tarvitsemat koneet, laitteet ja muu kalusto,
  • palveluiden tuottamiseen tarvittavat laitteet ja välineet
  • erilaiset yritystoiminnan kannalta oleelliset pienhankinnat.

Jälleenmyytävät tuotteet ja valmistuksen raaka-aineet

Verotuksessa vähennettäviä, yrityksen toimintaan suoraan liittyviä kuluja ovat esimerkiksi sellaiset hankittavat tuotteet, jotka yritys aikoo myydä edelleen, toisille yrityksille tai kuluttajille.

Tämän ohella vähennyskelpoisia hankintoja ovat myös raaka-aineet, eli kaikki tuotteet, joista yritys aikoo valmistaa tuotteita, jotka sen on tarkoitus myydä.

Koneet ja yrityksen kalusto

Kulut koneista, työkaluista, laitteista ja tarvikkeista, joita käytetään esimerkiksi myytävien tuotteiden tuotannossa tai yrityksen tarjoamien palveluiden toteutukseen, ovat kaikki vähennyskelpoisia.

Isommat hankinnat, kuten yritykselle kuuluva auto tai arvokas tuotantolaite, jaksotetaan menoksi useammalle vuodelle. Tällöin puhutaan vuosittaisista poistoista. Yhdelle vuodella jaksotettavat poistot ovat yleensä pienhankintoja, joista enemmän jatkossa.

Pitää huomioida, että laissa on määritelty verotuksessa hyväksyttävät vuotuiset enimmäispoistoprosentit eri omaisuuslajeille. Näiden osuuksien puitteissa on hyvä pysyä, jotta hyötyisi vähennyksistä mahdollisimman paljon. Jos jonkin omaisuuslajin osuus on liian suuri, seuraa siitä, että kyseinen osuus on vain osittain vähennyskelpoinen hyväksyttävään rajaan saakka.

Poistojen tekeminen on mahdollista aloittaa sinä verovuonna, jona omaisuus on otettu käyttöön. Hankintavuosi siis ei vaikuta vähennyksien laskennassa. Jos kone on hankittu vuonna X, mutta sitä ei ole otettu käyttöön vielä samana vuonna, sitä ei voi laskea kyseisen vuoden vähennyksiin.

Pienhankinnat

Toimistotarvikkeet, tietokoneohjelmistot, puhelimet, tulostimet ja muut vastaavat yrityksen toiminnan kannalta keskeiset pienhankinnat ovat vähennettäviä menoja. Pitää huomioida, että pienhankinnalla tarkoitetaan irtainta käyttöomaisuutta, jonka hinta on korkeintaan 850 euroa, ilman arvonlisäveroa. Tätä arvokkaammat hankinnat lasketaan yleensä tavanomaisiin hankintoihin, jos ne täyttävät esimerkiksi edellä mainittujen hankintaryhmien ehtoja. Yhteensä pienhankintoja saa yrityksellä olla vuoden aikana 2 500 euron arvosta. Pienhankinnat poistetaan vain yhtenä vuonna kirjanpidossa.

Ammattilehdet ja -kirjat ovat myös vähennyskelpoisia menoja. Ammattilehdet, ja myös kirjat, voi tilata kotiin. Se ei vaikuta vähennyskelpoisuuteen. Kotiin tilatut sanomalehdet eivät kuitenkaan ole vähennyskelpoisia, mutta asiakastiloihin tilatut lehdet, sanomalehdet mukaan lukien, ovat yrityksen vähennettäviä kuluja.

Markkinoinnin ja edustamisen kulut

Markkinointiin ja edustamiseen liittyviä vähennettävissä olevia kuluja ovat esimerkiksi,

  • markkinointiin ja mainontaan liittyvät erityyppiset kulut,
  • neuvottelukulut palavereissa ja vastaavissa tilanteissa,
  • edustuskulut, jotka ovat yleensä 50 % vähennettäviä.

Edustuskulut

Edustuskuluja syntyy esimerkiksi asiakastapaamisista tai liiketapaamisista. Nämä kulut ovat 50 % vähennyskelpoisia menoja, eli puolet edustuskuluista on vähennettävissä menoina tulosta laskettaessa. Edustuskuluja ei siis voi vähentää verotuksessa menoina kokonaan. On myös hyvä huomioida, että edustusmenoista ei saa vähentää arvonlisäveroa kirjanpidossa, tai tuloslaskelmassa.

Kerrataan vielä, että edustusmenoja ovat siis yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistuvasta vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneet menot. Nämä henkilöt voivat olla esimerkiksi yrityksen asiakkaita tai liiketuttavia. Hyvä esimerkki edustusmenosta on liikekumppanin vieminen lounaalle. Edustusmenot eivät siis ole kokonaisuudessaan vähennettäviä kuluja, joten se tulee huomioida laskelmissa.

Markkinointikulut

Markkinointi- ja mainosmenot ovat vähennyskelpoisia menoja. Tällaisia kustannuksia ovat ilmoittelusta ja mainoksista erityyppisissä medioissa, tavanomaisista mainoslahjoista sekä esimerkiksi mainostilaisuuksista tulleet menot. Mainoslahjojen vähennyskelpoisuus on rajattu koskemaan vain vähäisiä ja tavanomaisia lahjoja. Niistä ei siis saa vähennyksiä jos ne ovat liioiteltuja, erityisen arvokkaita tai erikoisia.

Mainostilaisuuden pitää olla luonteeltaan avoin tilaisuus, johon asiakkailla on vapaa pääsy, jotta se olisi mahdollista vähentää. Sen pitää siis olla tarkoitettu valikoimattomalle asiakasjoukolle. Mainostilaisuuden tarkoituksena tulee olla yrityksen ja sen tuotteiden tekeminen tunnetuksi. Se on siis tietynlainen osa markkinointia. Tilaisuudessa voi olla vähäistä tarjoilua, jota ei kuitenkaan pidetä edustamisena. Edustustilaisuus on sen sijaan usein suljettu tilaisuus, johon on kutsuttu tietyt ennalta rajatut henkilöt.

Neuvottelukulut

Kulut yrityksen sisäisistä palavereista voi myös vähentää menoina tuloslaskelmassa ja verotuksessa. Neuvottelukuluihin voi kuulua esimerkiksi tarjoilu hallitukselle, tilintarkastajalle, henkilökunnalle tai kirjanpitäjälle.

Toimitilakulut ja yrityksen vakuutukset

Vakuutuksista ja tilakuluista vähennettäviä ovat esimerkiksi seuraavat:

  • työhuone, josta vähennyksen määrä riippuu työn pää- tai sivutoimisuudesta
  • yrittäjän eläkevakuutus eli yel ja erilaiset riskivakuutukset.

Työhuonekulut

Toiminimiyrittäjä voi vähentää työhuonekuluja työhuonevähennyksenä. Tähän on olemassa kaava, jonka mukaan vähennys lasketaan. Itselleen toiminimiyrittäjä ei voi maksaa oman kodin yhteydessä olevasta työhuoneesta vuokraa, joten sitä kautta menoja ja vähennyksiä ei voi saada. Työhuonevähennys on kuitenkin mahdollinen toiminimiyrittäjälle.

Työhuonevähennyksen määrä vuonna 2020 oli 900 €/vuosi, jos työhuonetta käytetään pääansiotulon hankkimiseksi. Vähennys on pienempi, jos toiminta on sivutoimista tai satunnaista. Määrä voi vaihdella vuosittain. Työhuonevähennys voidaan automaattisen vähennyksen sijasta myöntää myös todellisten kulujen mukaan, jos niistä esitetään selvitys.

Vakuutukset

Yrittäjän eläkevakuutus, eli yel-vakuutus on yrityksen kulu, joka on vähennettävissä menona tuloksesta. Vähennettäviä ovat myös erilaiset riskivakuutukset, jotka liittyvät yrityksen tulonhankintaan, tai sen turvaamiseen.

Muita vähennettäviä kuluja

Muita verotuksessa vähennettäviä kuluja, jotka voi mahdollisesti vähentää kokonaan tai osittain tulosta laskiessa ovat esimerkiksi seuraavat:

  • yrityksen perustamiseen liittyvät kulut, esimerkiksi kaupparekisterimaksu
  • vahingonkorvaukset, menetykset liiketoiminnassa ja viivästyskulut
  • lahjoitukset monilla yritysmuodoilla,
  • koulutuskustannukset, erityisesti täydennyskoulutus
  • lounasedut työntekijälle
  • toimintaa hyödyttävät ja tuloksentekoa tukevat jäsenmaksut,
  • työvaatteet. jos työ vaatii erityistä vaatetusta ja täyttää erilliset ehdot

Perustamiskulut

Yrityksen perustamiseen liittyvät kulut, joita syntyy jo ennen y-tunnuksen saamista, ovat vähennyskelpoisia. Tällainen on esimerkiksi PRH:lle maksettava kaupparekisterin rekisteröitymismaksu. Myös liiketoiminnan suunnitteluun, yritysneuvontaan ja lupien hakemiseen liittyvät kustannukset ovat vähennyskelpoisia.

Vahingonkorvaukset, menetykset ja viivästysmaksut

Jos yritys joutuu maksamaan vahingonkorvauksia, ovat ne vähennyskelpoisia menoja. Myös menetykset ovat vähennyskelpoisia, jos yrityksen omaisuutta esimerkiksi tuhoutuu yrityksestä riippumattomasta syystä. Lisäksi viivästysmaksut ovat vähennyskelpoisia

Lahjoitukset

Tietyt kulut voi vähentää esimerkiksi osakeyhtiö mutta ei kuitenkaan toiminimi. Eli kulujen vähennysoikeus riippuu yritysmuodosta. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi lahjoitukset kulttuurille, tieteelle ja taiteelle.

Toiminimi ei saa vähennettyä lahjoituksia. Lahjoitusvähennyksen voivat siis tehdä osakeyhtiöt, osuuskunnat, yhdistykset ja säätiöt, mutta esimerkiksi toiminimet eivät voi. Lahjoituksen saajan tulee olla kulttuuriperinteen tai tieteen ja taiteen hyväksi työskentelevä yhteisö, jotta vähennys olisi hyödynnettävissä.

Esinelahjoitukset eivät pääsääntöisesti ole vähennyskelpoisia, yritysmuodosta riippumatta. Varojen vastikkeeton luovutus, esimerkiksi hyväntekeväisyyteen, ei liity suoraan yrityksen liiketoimintaan ja etenkään tulonhankintaan, eikä siksi ole pääsääntöisesti vähennyskelpoista.

Koulutukseen liittyvät kulut

Yritys voi vähentää tietyin edellytyksin koulutukseen liittyviä kuluja. Osakeyhtiössä tai henkilöyhtiössä työskentelevän yrittäjän koulutuksen voi vähentää yritystoiminnan verotuksessa koulutusmenona.

Työnantajayritys voi vähentää verotuksessa lisäksi henkilökunnan koulutukseen liittyviä kuluja. Toiminimiyrittäjä voi vähentää verotuksessa lähtökohtaisesti vain täydennyskoulutuksesta aiheutuvia menoja, sillä yrittäjän omasta peruskoulutuksesta aiheutuvia menoja pidetään vähennyskelvottomina elantomenoina, eikä ne siten ole vähennettäviä.

Lounasedut

Lounasedun vähentäminen verotuksessa onnistuu silloin, jos yrityksellä on työntekijä tai useampia työntekijöitä. Yksinyrittäjältäkin tämä siis onnistuu siinä tapauksessa, että hän on itsensä työnantaja. Lounasetua voi hyödyntää siis esimerkiksi osakeyhtiön yhteydessä, mutta toiminimiyrittäjä ei voi hyödyntää etua, koska hän ei ole työntekijäsuhteessa yritykseen.

Jäsenmaksut

Yritys on oikeutettu vähentämään maksamansa jäsenmaksun, jos kyseinen jäsenyys tukee liiketoimintaa ja tuottaa hyötyä yrityksen tuloksentekoa ajatellen. Jäsenyyden tulee siis hyödyttää yrityksen toimintaa jollain konkreettisella tavalla, jotta se olisi mahdollista vähentää. Muussa tapauksessa jäsenmaksu muistuttaisi joissain määrin hyväntekeväisyyteen liittyviä kuluja, jotka eivät myöskään hyödytä useimmiten yrityksen tuloksentekoa, ja siksi eivät useimmiten ole vähennyskelpoisia menoja.

Työvaatteet

Vaatekustannukset ovat vähennettäviä vain tietyissä tapauksissa. Vähennysoikeus on mahdollinen vain silloin jos työ vaatii erityistä vaatetusta, jota ei yleisesti käytetä työn ulkopuolella. Työn on oltava lisäksi vaatetusta kuluttavaa tai likaista, jotta vähennys olisi hyväksyttävissä. Esimerkiksi työhaalareista ja turvakengistä on mahdollista saada vähennystä, mikäli työ tällaista varustusta vaatii ja on likaista tai vaatetusta kuluttavaa.

Yhteenveto tuloksessa vähennettävistä menoista

Useita erilaisia vähennyskelpoisia menoja voi vähentää yrityksen saamista tuloista, kun lasketaan sen tulosta tilinpäätöstä tehdessä. Pitää kuitenkin huomata, että aivan kaikkia menoja ei voi vähentää, kuten esimerkiksi toimistotyössä käytettävää jakkupukua tai yrityksen autolle annettua parkkisakkoa. Monet menot ovat vähennyskelpoisia ja tässä artikkelissa on esitelty laaja valikoima sellaisia, joiden avulla yrittäjä pystyy saamaan halutessaan tulosta paremmaksi.

Osan tässä artikkelissa käsiteltyjen menojen kohdalla vaaditaan erikseen tiettyä yritysmuotoa, tai jotain muuta vastaavaa ehtoa, jotta meno olisi vähennyskelpoinen. Nämä mahdolliset yleiset ehdot on mainittu edellä kyseisen kulun tai kuluryhmän kuvauksen ohessa.

Lisätietoa – milloin meno on yritysmeno, milloin yksityismeno?

Edellä on kerrottu millaisia vähennyskelpoiset menot ovat luonteeltaan. Lisäksi on todettu yleisellä tasolla, sekä esimerkein havainnollistaen, mitkä menot ovat vähennyskelpoisia. Ohessa on kerrottu muutamia esimerkkejä menoista, jotka eivät ole (ainakaan aina) vähennyskelpoisia. Tiivistetysti voisi todeta, että meno on todennäköisesti vähennyskelpoinen, jos se hyödyttää yrityksen liiketoimintaa, vaikuttaa positiivisesti tulokseen, eikä sovellu suoranaisesti yksityiselämään.

Lopuksi havainnollistava esimerkki hankinnasta, joka hyödyttää usein ja on myös tavallinen yksityiselämässä, eikä siten vähennyskelpoinen yritykselle. Yksi sellainen on sanomalehti silloin, kun yrittäjä on tilannut sen kotiinsa. Kyseinen kulu ei ole vähennyskelpoinen sen takia, että yrittäjä voi lukea sanomalehteä myös muussa yhteydessä, kuin pelkästään yritystoimintaan liittyen. Sanomalehden lukeminen on tavanomaista vapaa-ajan toimintaa, eikä se ole useimmiten vahvasti sidoksissa yritykseen.