laskutus

Yrityksen laskutus opas

Laskun perintä – miten yritys turvaa saatavansa

Osa yrityksen sulavaa kassavirtaa on laskutuksen hallinta. Tyypillisesti maksuehto yritysmaailmassakin on 14 vuorokautta netto, mutta se voi olla myös tätä lyhempi, minimissään seitsemän vuorokautta.
Laskun maksuehto voidaan siis yritysmaailmassa melko pitkälti sopia yrityksien välillä. Pisimmillään maksuehto voi olla jopa 60 vuorokautta, mutta tällaista maksuaikaa sovelletaan vain harvoin.
Maksuaika on vain laskutuksen yksi ulottuvuus. Yrittäjän ja yrityksen tulee pitää huoli siitä, että lähetetty lasku on riidaton niin, että laskua ei tarvitse jälkikäteen ryhtyä korjaamaan. Heikko laskun perintä hidastaa yrityksen tekemän työn muodostumista tuloksi.

Kannattaa myös muistaa huomioida kaikki sovittu laskulla, esimerkiksi materiaalit, jotka on sovittu asiakkaan maksettavaksi.

On tärkeätä kiinnittää huomiota siihen, milloin lasku vanhenee, myös silloin, jos olet itse laskun maksajana. Jos vaikka yrityslaina maksupäivä ylittyy riittävästi, se alkaa keräämään viivästyskorkoa ja yritys menettää osan tuloksestaan. Yrityksellä on lukuisia mahdollisuuksia seurata laskutustilannettaan ja muodostaa laskuja.

Verkkoympäristössäkin on ohjelmia, joilla myös pienyritys voi hoitaa laskutustaan ammattimaisesti. Näissä palveluissa on tarjolla yleensä myös verkkolaskutusvaihtoehto, joka on yritysympäristössä eritäin suosittu. Lasku menee siis varmasti perille suoraan laskutettavan yrityksen järjestelmiin. Samat ohjelmat myös pitävät huolta laskutuksesta seuraamalla, että ne tulevat maksetuksi ajallaan.

Samoin ohjelmat pystyvät yleensä muodostamaan tarvittaessa maksumuistutuksen, jos laskun maksumuistutusaika on mennyt umpeen.

Mitä jos maksua ei kuulu?

Yritykselle tulee vääjäämättä vastaan tilanteita, joissa laskuun liittyvää maksua ei näy eräpäivänä tai sen jälkeen. Etenkin jos kyseessä on yritykselle tärkeä asiakas, kannattaa tietysti miettiä, miten aggressiivisesti lähtee saataviaan perimään. 

Huomautusaika on muodostettavissa käytännössä itse, eli jos eräpäivänä tai jälkeen maksua ei kuulu, voit huomauttaa laskun saajaa maksusta. Voi olla, että lasku on vain jäänyt paperipinon alle, vaikka toki se ei ole syy jättää maksamatta.

Yleensä kuitenkin siihen, että maksu jää maksamatta, löytyy jokin looginen syy. Valitettavasti jotkut yritykset toki harrastavat maksupolitiikkaa, jossa maksu maksetaan paljon myöhässä ja rahat kerryttävät sen aikaa korkoa heidän pankkitileillään.

Laskun eräpäivä on tärkeä mittari maksun perimisen kannalta. Eräpäivän jälkeen voit muistuttaa asiakasta laskun maksamisesta, ja maksumuistutuksen voit lähettää seitsemän päivää laskun erääntymisen jälkeen (kuluttajilla yleensä 14 pv).

Muistutuksen yhteydessä voi periä korkolain mukaista korkoa ja maksumuistutusmaksun, joka on yleensä viisi euroa, mutta voi olla yritysten välisessä kaupassa enemmänkin. Yritys voi välttää tällaiset tilanteet esimerkiksi myymällä saatavansa eteenpäin, ja markkinoilta löytyy lukuisia toimijoita, jotka ostavat laskuja perittäväksi.

Kannattaa kuitenkin huomioida, että tällaisten palveluiden käyttäminen ei ole ilmaista, vaan palveluntarjoaja ottaa palvelumaksun laskun kokonaissummasta. Tämä on joka tapauksessa yksi keino, jolla yritys voi varmistaa tasaisen kassavirran laskutuksestaan.

Miten hoidan laskutuksen?

Miten sitten laskutus kannattaa hoitaa? Siihen ei ole yksittäistä oikeaa vastausta. Monet kuluttaja-asiakkaiden kanssa tehtävät kaupat tapahtuvat toki suoraan verkkomaksuvälittäjien välityksellä, jos yrityksellä on esimerkiksi verkkokauppa.

Monet kuluttajat ovat siirtyneet myös e-laskutukseen, ja jos tarjoat jatkuvia palveluita, olisi tämä vaihtoehto hyvä löytyä yrityksen valikoimista. Työmaan päätteeksi voi toki laittaa käteen paperilaskunkin. Laskutuksen trendi on kuitenkin nopeus, eikä etanapostilla kulkevia paperilaskuja enää juurikaan käytetä. 
Sähköinen laskutus on vuosi vuodelta nostanut suosiotaan ja onkin selvää, että yritykseltä tulee löytyä sähköiseen laskutukseen tarvittava ohjelmisto. Sähköpostilasku on edelleen toimiva, mutta yhä enenevissä määrin erityisesti yritysten välillä käytetään verkkolaskutusta eli e-laskua.

Yritysten välinen laskutus hoituu käytännössä järjestelmästä järjestelmään, eli voit vastaanottaa ja lähettää verkkolaskuja laskutusohjelmistollasi. Tämä nopeuttaa huomattavasti yritysten välistä laskutusta ja lisää todennäköisyyttä sille, että yritys saa maksunsa ajallaan eikä lasku jää lojumaan asiakkaan taloushallinnon työpöydälle. Monet yritykset nykyään myös vaativat, että laskutus hoidetaan verkon välityksellä.

Verkkolaskutuspalveluita tarjoavat pankit, mutta niiden lisäksi on paljon muita toimijoita, joiden ohjelmilla laskutuksen voi hoitaa. Osa niistä sopii paremmin pienyrittäjille, osa taas suuremmille yrityksille. Verkkolaskutuksessa laskun toimittaminen on maksullista ja siksi etenkin pienyrittäjänä kannattaa katsoa, minkä hintaisia palvelut ovat ja mikä laskutusvaihtoehto on yrityksen kannalta edullisin.

Mitä laki määrittelee laskutuksesta?

Laskutus laki säätelee monia laskutukseen liittyviä asioita, eikä käytännössä laskutusta siis voi hoitaa niin kuin huvittaa. Laissa säädetään siitä, miten voit laskuttaa, millaiset maksuehdot laskussa saa olla ja millaisia asioita laskussa tulee käydä ilmi. Lainsäätäjä ei toki tarjoa valmista maksupohjaa, jota on pakko noudattaa, mutta tietyt asiat on lain mukaan laskulta löydyttävä.

Laskusta tulee käydä ilmi toimituspäivä, myyjän y-tunnus (käännetty alv-velvollisuudessa ja yhteisökaupassa ostajan y-tunnus), myyjän ja ostajan nimet ja osoitteet, verokannat ja niiden perusteet, laskutettavat tavarat ja palvelut, niiden toimituspäivä ja mahdollinen verottomuuden peruste. Jos laskua muutetaan, tulee laskussa viitata edeltävään laskuun.

Jos laskun eräpäivä ylittyy seitsemällä päivällä, voi siitä lähettää lain mukaan maksumuistutuksen. Periaatteessa yritysten välillä huomautusaika voi olla vielä tätäkin lyhempi ja yritys voi lähteä tekemään huomautuksia heti eräpäivän jälkeen.

Maksumuistutuksen yhteydessä yritys voi lain mukaan periä muistutusmaksun ja korkeintaan kulloinkin voimassa olevan korkolainmukaisen viivästyskoron. Viivästyskorko on päiväkohtainen ja lasketaan alkaneeksi muistutuksesta saakka.

Laskutuksesta säädetään laissa myös sen toimittamismuodon osalta, jossa tullaan yleistyneeseen sähköiseen laskutukseen. Huhtikuusta 2020 saakka yritys on voinut vaatia myös lain mukaan, että toimittajayritys toimittaa laskun palvelusta tai tuotteesta sähköisessä muodossa. Tätä hyödynnetäänkin tehokkaasti, sillä monet yritykset ja yhteisöt haluavat laskunsa sähköisessä muodossa.

Laskun perintä ja perintätoimet

Jos yrityksen saatavaa ei muistutuksistakaan huolimatta kuulu, voivat yrityksellä olla edessä perintätoimet. Yrityksen perintä voi alkaa, kun maksumuistutuksestakaan huolimatta asiakas ei ole maksanut tavaran tai palvelun toimittajalle kuuluvaa saatavaa.

Tässä tulee huomioida, että kuluttajille tulee lähettää 14 päivän päästä laskun erääntymisestä maksumuistutus ja jos maksu on edelleen maksamatta 14 vuorokautta tämän jälkeen, voidaan lähettää maksuvaatimus eli perintäkirje. Yrityksillä tyypillinen muistutusaika on seitsemän vuorokautta ja perintäkirjeen lähettämiselle kuukausi.
Jos ensimmäisellä maksuvaatimuksellakaan ei ole vaikutusta laskun maksamiseen, voidaan 14 päivää myöhemmin lähettää seuraava maksuvaatimus eli toinen perintäkirje. Jos tähän ei reagoida, voidaan aloittaa oikeustoimet ja myöhemmin ulosmittaus.

Laskupohja apuna laskutuksessa

Lasku on muodoltaan melko rajattu dokumentti, eikä sitä voi rakentaa täysin vapaamuotoisesti. Periaatteessa laskun ulkoasu on vapaasti muotoiltavissa, mutta sen tulee olla selkeä niin, että laissa määritellyt asiat käyvät laskun maksajalle selkeästi ilmi, ja näin ollen lasku on myös riidaton. Et joudu siis tekemään laskuun muutoksia jälkikäteen.

Verkosta löytyy paljon hyviä laskupohjia, jotka ovat yksi erinomainen keino luoda laskuja. Monet laskutusohjelmat toki luovat siihen syötettävien tietojen perusteella valmiin laskun kätevästi, jolloin saat laskun niiden tietojen perusteella, mitkä annoit ja ohjelma hoitaa muotoseikat. Laskupohja on kuitenkin yksi mahdollisuus, jonka avulla pääset helposti kiinni laskujen maailmaan.

Sähköinen laskutus

Sähköinen laskutus on nykyaikaa ja laskun vastaanottaja voi myös vaatia, että hän saa laskunsa sähköisessä muodossa. Yritys ei voi siis nykyisessä kaupankäynnissä välttyä tilanteilta, jossa se törmää sähköisen laskutuksen maailmaan. Sähköinen laskutus toki helpottaa elämää monella tapaa. Esimerkiksi kuitti ei ole välttämättä pakollinen, kun tehdään kauppaa sähköisesti.

Laskun maksamisesta ja sähköisestä kaupankäynnistä ei ole pakollista toimittaa kuittia, koska laissa määrätään tilanteet, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tavaran tai palvelun sellaisiksi, jossa kuittia ei tarvitse toimittaa. Tässä tarkoitetaan siis sellaisia tilanteita, joissa elinkeinoharjoittaja ei ole läsnä silloin, kun ostaja maksaa tuotteen tai palvelun.

Sähköisen laskutuksen etuihin voidaan laskea myös niiden helppokäyttöisyys. Useimmat laskutusohjelmat pystyvät lähettämään laskuja sähköisesti, jolloin ne siirtyvät suoraan vastaanottajan järjestelmään ja täten tulevat mitä todennäköisimmin maksuun mahdollisimman nopeasti ilman suurempia viivytyksiä.

Yrityksen taloushallintoa helpottaa myös se, että ohjelmisto pystyy myös vastaanottamaan verkkolaskuja, jolloin myöskään yrityksen omat laskut eivät mene ohitse, vaan ne tulevat suoraan taloushallinnon järjestelmiin. Vaikka sähköisten laskujen (tarkemmin verkkolaskun) lähettäminen yleensä maksaa jotain, se on silti todennäköisesti edullisempaa kuin lähettää paperilasku postitse. Sähköpostilaskun muodostaminen ja lähettäminen ei yleensä maksa mitään, joten käytännössä näissä tilanteissa laskutuksesi voi olla täysin kulutonta toimintaa.

Laskun perintä – yhteenveto

Laskujen lähettäminen on sähköistynyt kiihtyvällä vauhdilla viimeiset vuodet, ja vastaanottajalla on jo mahdollisuus vaatia laskunsa sähköisessä muodossa niin halutessaan. Yrityksen kannattaa ottaa käyttöönsä jokin hyvä taloushallintojärjestelmä, vaikka kyseessä olisi pienikin yritys.

Niiden avulla yritys pystyy seuraamaan lähetettyjä ja saapuneita laskuja ja pysyy käytännössä näin kärryillä yrityksen rahan virtaamisesta ulos ja sisään. Laskutuksen seuraaminen onkin yksi yrityksen taloushallinnon tärkeimmistä tehtävistä.

Kun yritys hoitaa laskutuksen oikein, saa saatavansa ajoissa ja hoitaa perintätoimet oikein, pysyy yrityksen talous kunnossa ja kassavirta hyvänä. Näin ollen samalla paranee myös yrityksen toimintakyky, kun rahat eivät makaa maailmalla maksamattomina saatavina.