lentokone

Yrittäjän matkalasku

Yritystoimintaan liittyy yleensä väistämättä myös matkoja yrityksen puitteessa, ja joskus näitä tehdään myös omalla autolla. Milloin yrittäjän tulee käydä tapaamassa asiakasta, milloin yrittäjä ajelee hakemaan tavaraa yritykselleen tukusta tai muusta vastaavasta liikkeestä.

Toisinaan myös työntekijä voi joutua hyödyntämään omaa autoaan yrityksen puitteissa tehtävään työmatkaan, ja myös hän on oikeutettu tekemään tästä matkalaskun. Matkalaskun kautta saatavat matkakulut ovat palkansaajalle verotonta tuloa.

Matkalaskun tekeminen koskee osakeyhtiössä toimivaa yrittäjää, avoimessa yhtiössä toimivaa yhtiömiestä ja kommandiittiyhtiössä toimivaa yhtiömiestä.

Toiminimiyrittäjä ei puolestaan voi tehdä matkalaskua, vaan toiminimi voi vähentää verotuksessa yritysmatkoista syntyneet matkakustannukset samansuuruisena kuin muissa yhtiömuodoissa yrittäjä laskuttaisi matkalaskuna. Toiminimiyrittäjä pitää ajoistaan päiväkirjaa, jonka mukaan vähennykset tehdään tilikauden päätteeksi. Ajopäiväkirjan muotoilu on kuitenkin hyvin samankaltainen kuin matkalaskunkin.

Mikä on matkalasku

Matkalasku on dokumentti, joka sisältää työmatkaan liittyvät ajokilometrit ja muut laissa työmatkan matkakuluksi kelvolliseksi määritellyt kulut. Matkalaskun formaatti ei ole tiukkaan määritelty laissa, mutta siitä pitää käydä selkeästi ilmi kaikki seikat, mitä laskua vastaan yritykseltä peritään kuluina.

Matkalaskulla voi laskuttaa yritykseltä työmatkaan liittyvät kustannukset jälkikäteen. Käytännössä palkansaaja toimittaa matkalaskudokumentin yritykselle, joka maksaa sen perusteella työntekijälle kulut tehdyn työmatkan jälkeen. Yrittäjä voi toimittaa oman matkalaskunsa suoraan kirjanpitäjälle, eikä tässä tilanteessa tarvitse olla välikäsiä. Matkalaskulla maksetut tulot ovat verotonta tuloa saajalleen.

Matkalaskun ei tarvitse koskea vain yksittäistä työmatkaa, vaan useamman työmatkan voi koota yhdelle matkalaskulle, jos työmatkoja tulee lyhyeen aikaan useampia. Tämä säästää paperitöitä yritykseltä, matkalaskun tekijältä ja kirjanpitäjältä.

Matkalaskun täyttämisestä vastaa aina matkan suorittaja, eli esimerkiksi yrittäjä tai työntekijä. Hän myös viime kädessä vastaa tietojen oikeellisuudesta.

Mitkä kulut kuuluvat matkalaskuun

Matkalaskussa on yleisimmin mukana matkasta aiheutuneet kilometrit, joista voi laskuttaa (vuonna 2021) 44 senttiä kilometriltä (autolla suoritettuna). Lisäksi työmatkaan voi liittyä päiväraha. Kokopäiväraha maksetaan yli 10 tunnin matkoista ja se on suuruudeltaan 44 euroa. Osapäivärahan saa yli kuuden tunnin matkoista ja se on suuruudeltaan 20 euroa. Jos työmatkan tekijä ei saa päivärahaa, voidaan matkakuluksi merkata ateriakorvaus, joka on suuruudeltaan 11 euroa.

Työmatkasta voi syntyä myös muita kuluja, jotka yritys voi korvata työmatkan tekijälle. Jos työmatkan tekijä yöpyy esimerkiksi hotellissa ja maksaa hotellin maksun omasta pussistaan, voi matkalaskuun laittaa liitteeksi tositteen hotelliyön kustannusten suorittamisesta, jolloin yritys korvaa sen työmatkan tekijälle. Monesti toki näissä tilanteissa hotelliyö maksetaan yrityksen puolesta ennakkoon.

Osaan kuluista voi saada myös korotuksia. Jos työmatkasi suuntautuu esimerkiksi ulkomaille, voit saada työmatkan ajalta korotettua päivärahaa. Esimerkiksi Ruotsissa korotettu päiväraha on 61 euroa, Venäjällä 52 euroa (Moskovassa 65 euroa ja Pietarissa 60 euroa) ja Norjassa 66 euroa. Lisäksi kilometrikorvaus voi vaihdella ajoneuvon ja ajoneuvoon laitettavien yhdistelmien mukaan: esimerkiksi autolla peräkärryn kanssa korvaus on hieman korkeampi 51 senttiä kilometriltä (normaalisti 44 senttiä), moottoriveneellä työmatkan suorittaminen on 76 senttiä kilometriltä ja moottoripyörällä 33 senttiä kilometriltä.

Lisäksi korotusta voi saada 3 senttiä kilometriltä, jos työmatkalla tulee mukana myös kollega. Jos autossa joutuu kuljettamaan yli 80 kilon painosia esineitä, saa niistä esimerkiksi 9 sentin korotuksen kilometriä kohden.

Ajantasaiset kilometrikorvaukset ja päivärahat kannattaa tarkistaa aina (verottajalta).

Miten tehdä matkalasku

Matkalaskulle ei ole määriteltyä kaavaa ja yleensä niiden tekemisen muoto vaihtelee yrityskohtaisesti. Laki ei säädä matkalaskun muotoilusta, mutta siitä tulee käydä ilmi ainakin seuraavat seikat:

  • Matkan kohde, matkaan käytetty aika ja matkan ajankohta
  • Matkan suorittamiseen käytetty kulkuneuvo
  • Tehtiinkö matka yksin vai kollegan kanssa
  • Kuka on laskuttaja ja mikä oli matkan tarkoitus

Yksinkertaisuudessaan tällaisen pohjan voi tehdä helposti esimerkiksi Exceliin, eikä matkalaskun tarvitse olla monimutkainen dokumentti. Mitä helpompi ja yksinkertaisempi se on, sen helpompaa sen laatiminen on täyttäjälle ja lopulta sitä tulkitsevalle kirjanpitäjälle.

Selkein matkalaskudokumentista tulee, kun jokaisen kohdan erittelee helposti tulkittavaksi. Matkalaskussa voi olla omat rivit esimerkiksi seuraavasti. Ensimmäisenä on vaadittava kohta ja toisena esimerkki.

  1. Työmatkan suorittaja: Matti Meikäläinen
  2. Matkaan käytetty ajoneuvo: JIP-111 (Matin oma auto)
  3. Matkan päivämäärä: 10.03.2021
  4. Matkan tarkoitus: Asiakastapaaminen Yritys Oy:n kanssa
  5. Ajoreitti: Oma toimitila (Pentinkatu 6, Helsinki) – Yritys Oy:n toimisto (Tampere) – Oma toimitila
  6. Matkamittari ajoon lähtiessä: 325 000
  7. Matkamittari ajon lopussa: 325 550
  8. Kilometrejä yhteensä: 550 km
  9. Lähtöaika: 11.03
  10. Paluuaika: 20.33
  11. Matkaan käytetty aika: 9,5 h

Tästä ilmenee kaikki olennainen matkalaskuun liittyen. Esimerkiksi hotelliyön voi merkitä matkalaskuun vielä erillisenä ja laittaa tositteen matkalaskun liitteeksi. Lisäksi johonkin kohtaan matkalaskua pitää ilmoittaa myös tilinumero, minne matkalasku maksetaan.

Edellä mainittu matkalasku muodostuisi siis seuraavasti:

  • Kilometrikorvaukset yhteensä: 242 € (550 km x 0,44 €, matka tehty yksin)
  • Päivärahat: 20 € (Osapäiväraha, yli 6 h mutta alle 10 h)
  • Yhteensä: 262 €

Jos samalle matkalaskulle laitetaan useampi matka kerrallaan, kannattaa tässä tilanteessa tehdä matkalaskun loppuun vielä yhteenvetotaulukko, josta ilmenevät esimerkiksi matkalaskun kauden aikana syntyneet kilometrikorvaukset ja päivärahat kokonaisuudessaan. Tämä selkeyttää tilannetta, jos matkoja tulee useampia.

Matkalaskun tiedoista osa tulee ilmoittaa tulorekisteriin

Yrittäjän kannattaa muistaa, että matkalaskuja käsitellessä tulorekisteriin tulee ilmoittaa maksetut päivärahat ja kilometrikorvaukset. Tämä tulee palkkojen tapaan tehdä viiden päivän sisällä maksupäivästä. Siksi matkalaskujen maksaminen kannattaakin yrityksessä hoitaa samaan aikaan esimerkiksi palkanmaksun kanssa tai määritellä tietty päivä kuukaudesta, kun matkalaskuja maksetaan. Näin ollen ilmoituksia ei tarvitse tehdä jatkuvasti.

Tulorekisteriin ei sen sijaan tarvitse ilmoittaa, jos korvattava tapahtuma tehdään tositetta vastaan. Esimerkiksi jos matkalaskulla on maksettu hotelliyö, joka on mennyt omasta pussista.

Työmatkan määritelmä

Verottajalla tapaa olla oma näkökanta jokaiseen asiaan, eivätkä myöskään työmatkat tee tästä poikkeusta. Kannattaa pitää huoli, että työmatkat ovat eritelty matkalaskulla tarkasti niin, ettet joudu myöhemmin vaikeuksiin toiminimellä ylimääräisten vähennettyjen kilometrien tai matkalaskulla maksettujen kilometrien kanssa.

Verottajan silmissä kotoa siirtyminen työpaikalle ei ole työmatka, vaan sen voi vähentää tulonhankkimismenona henkilökohtaisessa verotuksessa. Sen sijaan työpaikalta esimerkiksi asiakkaan luo siirtyminen on työmatka. Työmatkaksi luokitellaan käytännössä kaikki matkat, jotka teet työsi puitteissa muualla kuin yrityksen toimitilan ja kotipaikassi välillä.

Jos siis ajat ensin työpaikalle ja sieltä matkan työkohteeseen, joka voi olla esimerkiksi juuri asiakastapaaminen, katsotaan työmatkaksi verottajan silmissä työpaikalta asiakkaan luokse tehtävä osuus. Jos taas ajat kotoasi suoraan asiakkaan luokse, on tämä puolestaan kokonaisuudessaan työmatka.

Matkalaskun tekeminen ohjelmilla

Monilla yrityksillä on käytössään myös kirjanpito-ohjelmia tai taloudenhallintaan tehtyjä työkaluja. Näissä ohjelmissa on yleensä valmiina pohja myös matkalaskuja varten, jossa ne on helppo täyttää tai tulostaa esimerkiksi työntekijöiden täytettäviksi. Näillä pystyt varmistumaan, että matkalaskuun tulee merkityksi varmasti kaikki olennainen tieto, joita esimerkiksi verottaja vaatii siitä löydyttävän.

Vakuudeton yrityslaina kannattaa kuitenkin jättää matkalaskun pohjia varten ottamatta. Tähän simppeliin prosessiin et tarvitse välttämättä ohjelmia, mutta jos sellainen on valmiiksi käytössä, kannattaa sitä hyödyntää.

Yrittäjän matkalasku UKK

Kenen velvollisuus on täyttää matkalasku?

Matkalaskun täyttää se, joka on pääasiallisesti vastuusta matkanteosta, eli esimerkiksi yrittäjä, joka ajaa omalla autollaan asiakkaan luo neuvotteluun. Mukana voi olla myös kollega, joka tulee mukaan neuvotteluihin, ja tästä voi tehdä kilometrikohtaisia lisävähennyksen matkalaskulla, mutta matkalaskun täyttää silti matkan pääasiallinen suorittaja.

Kuinka kauan matkalaskuja on säilytettävä?

Kuten muutkin kirjanpidollinen tositeaineisto, myös matkalaskut tulee säilyttää tallessa kuuden vuoden ajan. Siksi ne on hyvä arkistoida loogisesti muiden tositteiden tapaan.

Kuinka nopeasti matkalasku pitää maksaa työntekijälle?

Kannattaa muistaa, että yrittäjän ei ole pakko maksaa matkakorvauksia tai maksaa matkakulut pienempänä. Jos matkalasku kuitenkin on yrityksen käytäntö, maksetaan matkalasku yleensä samassa yhteydessä palkan kanssa tai muuna yrityksessä eriteltynä päivänä, jolloin matkalaskut yrityksessä maksetaan. Laki ei määritä tähän erillistä aikaa.

Kuinka tarkkaan osoite tulee ilmoittaa matkalaskussa?

Yleensä matkalaskussa riittää lähtöpaikaksi esimerkiksi yrityksen toimisto tai oma koti ilman, että sen tarkka osoite kirjoitetaan auki. Sama koskee myös määränpäätä, johon voi laittaa esimerkiksi kohdekaupungin. On tietysti pystyttävä kysyttäessä osoittamaan tarkka kilometrimäärä lähtöpaikan ja määränpään välillä.

Mikä käy kuitiksi matkalaskuun?

Matkalaskuun käyvät kuitiksi viralliset tositteet. Esimerkiksi hotelliyöstä tai matkalipusta saatava ostokuitti on kelvollinen tosite, jota vastaan yritys voi korvata sen sinulle verottomana. Tämä on veroton menoerä myös yritykselle.