mies maksaa työntekijän palkat

Työntekijän Palkan maksaminen

Oletko kenties palkkaamassa yritykseesi historian ensimmäisen työntekijän? Onnittelut, se on hieno asia, sillä liiketoimintasi on kehittynyt!

Etenkin ensimmäistä työntekijää palkatessa palkan maksamiseen liittyvät toimenpiteet saattavat tuntua erittäin monimutkaisilta, ja sitähän ne oikeastaan alkuun ovatkin. Yritys joutuu ottamaan uusia vakuutuksia ja byrokratian rattaisiin uppoaa uusia menoeriä aiempaa enemmän, jos tätä ennen olit toiminut yksinyrittäjänä.

Mikäli haluat maksaa palkat itse, etkä ulkoistaa palkanmaksua muulle taholle, on hyvä ottaa haltuun palkanmaksuun liittyvät yksityiskohdat. Palkan maksaminen ei ole vain kuukauden (tai kahden viikon) aikana kertyneiden työntuntien laskemista yhteen ja niiden toimittamista työntekijän ilmoittamalle tilille. Työnantajan tulee huolehtia myös lukuisista palkanmaksuun liittyvistä velvollisuuksista.

Tässä artikkelissa käsittelemme tarkemmin sitä, miten maksat palkan käytännössä esimerkiksi juuri palkkaamallesi työntekijälle.

Miten maksan palkan työntekijälle?

Ennen kuin palkkaa voidaan maksaa, täytyy työnantajan ja työntekijän välillä solmia työsopimus. Tästä käy ilmi mitä maksetaan, mitkä ovat työajat ja missä työ tehdään. Palkka voi perustua lukuisiin asioihin: sitä voidaan maksaa esimerkiksi tuntipalkkana, kuukausipalkkana tai suoritukseen perustuvana palkkana.

Paikallisella sopimisella työnsopimuksen ehtoja voi vielä muuttaa sen mukaan, mitä työntekijä ja työnantaja keskenään sopivat. Edelleen palkka perustuu usein alakohtaiseen työehtosopimukseen (TES), mutta myös muita palkkausmuotoja on olemassa. Joissakin tilanteissa osa palkasta voidaan esimerkiksi rahastoida. Tämä malli on käytössä usein erityisesti seurajoukkueissa kilpailevilla urheilijoilla.

Tässä artikkelissa ei kuitenkaan käsitellä kaikkia vaihtoehtoja, vain perinteinen suoraviivaisempi palkanmaksu.

Työsopimus määrittää palkanmaksun aikavälin

Työsopimukseen liittyy myös olennaisesti se, milloin palkka maksetaan. Palkanmaksun aikaväli määrittyy palkanmaksukauden mukaan. Palkka tulee maksaa palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jos työsopimuksessa ei ole toisin sovittu. Maksukausi on kuukausi, jos palkka lasketaan yli viikon ajalta. Jos työntekijän tulot maksetaan tuntipalkkaperusteisena tai alle viikon mittaiselta jaksolta, täytyy työnantajan toimittaa maksu työntekijälle kahden viikon välein.

Kun sopimukseen on päästy, niin yritys tarvitsee työntekijältä pankkitilin numeron lisäksi verokortin. Tästä kelpaa paperiversio, kuvana lähetetty verokortti tai vaikka sähköpostilla lähetetty PDF-tiedosto. Lisäksi palkanmaksua varten tarvitaan työntekijän henkilötunnus ja yhteystiedot, jotka selviät yleensä työsopimuksesta.

Palkka ei kuitenkaan ole vain palkanmaksukauden pääteeksi kertynyt summa tuntipalkkaa tai sovittu kuukausipalkka, vaan työnantajan tulee huomioida laskelmissaan myös sivukulut. Kuukauden aikana työntekijälle työstä kertynyt palkka on bruttopalkka, eli se rahasumma, joka ei ota huomioon syntyneitä sivukuluja.

Muista tulorekisteri-ilmoitus

Muista, että työnantaja on velvollinen suorittamaan ilmoituksen maksetuista palkoista tulorekisteriin. Tämä koskee kaikkia palkkoja, palkkioita ja muita korvauksia sekä niistä tehtyjä vähennyksiä.

Ilmoitus tulee tehdä viiden kalenteripäivän sisällä maksupäivästä mukaan lukien pyhäpäivät ja viikonloppu. Jos ilmoituksen määräpäivä osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, niin ilmoituksen voi tehdä sitä seuraavana arkipäivänä. Se on mahdollista antaa myös etukäteen, kuitenkin aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Työntekijän palkan laskeminen

Työntekijän palkan laskeminen

Työntekijän tilille ei siirry bruttopalkka kokonaisuudessaan, vaan työntekijän tilille siirrettävä summa on nettopalkka. Tätä ennen siitä on lähtenyt pois erilaisia kuluja. Työntekijän nettopalkka voidaan laskea seuraavasti:

1) Bruttopalkkaan lisätään mahdolliset lisät

Ensimmäisessä vaiheessa bruttopalkkaan lisätään erilaiset lisät. Bruttopalkan päälle voidaan maksaa joissain tapauksissa esimerkiksi tuotantolisää sen mukaan, miten paljon yritys on saanut aikaiseksi tuotteita palkanmaksukauden aikana.

Tähän samaan erään lasketaan esimerkiksi verotettavat luontoisetuudet, TES-mukaiset palkanlisät ja lomakorvaus tai loma-ajan palkka.

2) Kokonaispalkasta vähennetään ennakonpidätys

Kun kaikki veronalaiset tulot on saatu laskettua yhteen, vähennetään tästä ennakonpidätys. Tämän suuruus määräytyy sen mukaan, mikä palkansaajan verokortista löytyy. Ennakonpidätys muodostuu kunnallisverosta, valtion tuloverosta, sairausvakuutusmaksusta ja kirkollisverosta, mikäli palkansaaja kuuluu kirkkoon.

3) Lisätään verovapaat korvaukset

Tässä vaiheessa voidaan lisätä palkkaan verovapaat korvaukset. Näitä ovat esimerkiksi matkalaskun perusteella maksettavat kilometrikorvaukset ja päivärahat.

4) Vähennetään työntekijän vastuut

Jäljelle jäävästä summasta vähennetään työntekijän osuudet työeläkemaksusta ja työttömyysvakuutusmaksusta. Lisäksi vähennetään sairausvakuutusmaksun työntekijän osuus sekä voidaan maksaa esimerkiksi ammattiyhdistysmaksut, mikäli työntekijä on tehnyt siitä perintäsopimuksen työnantajan kanssa. Kannattaa huomioida, että jäsenmaksu on yleensä prosenttiosuus työntekijän bruttopalkasta ilman vähennyksiä.

5) Nettopalkka on valmis

Jäljelle jäävä summa on nettopalkka, joka siirretään palkanmaksupäivänä palkansaajan tilille.

Työntekijän palkan sivukulut

Työntekijän kuukausittainen kustannus työnantajalle ei ole vain bruttopalkka, vaan palkan päälle tulee muita kustannuksia. Bruttopalkka kattaa työntekijän saaman kuukausittain osuuden. Työntekijä maksaa bruttopalkastaan verotuksensa mukaisen ennakonpidätyksen sekä oman osuutensa esimerkiksi eläkemaksuista, työttömyysvakuutuksista ja mahdolliset ammattiyhdistysmaksut.

Työnantajan tulee huomioida muun muassa seuraavat palkan sivukulut ja toimenpiteet, kun maksaa palkkoja.

1) Työntekijän ennakonpidätys

Ennakonpidätyksen summa lähtee työntekijän palkasta veroprosentin mukaan. Sen maksamisen ja ilmoittamisen hoitaa kuitenkin työnantaja. Arvonlisäveron maksamisen tapaan palkkoihin liittyvät verot maksetaan palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä.

2) Työttömyysvakuutusmaksu

Työttömyysvakuutusmaksu kuuluu sekä työntekijän että työnantajan vastuuseen, ja se tilitetään työllisyysrahastolle (TVR). Sen avulla rahoitetaan ansiosidonnaisia päivärahoja. Vastuu maksamisesta on työnantajalla ja se maksetaan neljännesvuosittain tulorekisteriin ilmoitettujen palkkojen perusteella.

3) Työnantajan sairausvakuutusmaksu

Sairausvakuutusmaksu maksetaan samaan aikaan ennakonpidätysten kanssa valtion kassaan. Työnantajan on maksettava sairausvakuutusmaksu työntekijästä aina, jos työntekijä on sairausvakuutuslain nojalla vakuutettu Suomessa. Tämä pätee myös tilanteissa, joissa työntekijä suorittaa yrityksen nimissä työtehtäviä ulkomailla. Työnantajan osuus on noin puolet suurempi kuin työntekijän osuus.

4) Työtapaturmavakuutus

Laki säätelee osittain yrityksen ja yrittäjän työntekijöiden vakuuttamista. Lain mukaan yrittäjän tulee hankkia muun muassa työtapaturmavakuutus. Tämä voi joillain aloilla tuntua hieman tarpeettomalta, jos työn luonne on esimerkiksi paljon tietokoneilla istumista. Lakisääteisesti se tulee kuitenkin ottaa. Tapaturmariskin ollessa pieni on myös kuitattava vakuutussumma edullisempi. Vakuutus tulee ottaa, jos yritykseltä menee palkkoihin yli 1300 euroa vuodessa tai sillä on vakituisia työntekijöitä vähintään yksi.

5) Työntekijän eläkevakuutus (TyEL)

Yrittäjä maksaa itse YEL-vakuutusmaksua, mutta työntekijälle yrityksen on lain mukaan otettava TyEL-vakuutus. Yrityksellä on vastuu maksun hoitamisesta eläkevakuutusyhtiölle, ja laskutus hoidetaan sopimuksen mukaan esimerkiksi vuosittain tai puolivuosittain. TyEL-maksu on 24,8 % työntekijän palkasta, ja 7,15 % (alle 53-vuotiaat ja yli 62-vuotiaat) tai 8,65 % (53-62-vuotiaat). Se pidätetään suoraan työntekijän palkasta. Loput noin 17-18 % maksaa työnantaja omasta pussistaan.

Muuta huomioitavaa kuluissa

Edellä mainitut kohdat ovat yleensä kaikkien palkoista lähteviä kuluja. Jos työntekijä ja työantajan välillä on tehty perimissopimus ammattiyhdistyksen maksuista, niin yrityksen tulee muistaa hoitaa tämä. Yleensä maksu tapahtuu palkansaajan bruttopalkasta vähennettävänä prosenttiosuutena.

Jos palkansaajalla on ulosotossa joidenkin muiden tahojen saamisia, niin työnantaja on velvollinen huolehtimaan myös näistä. Ulosottoviranomainen ilmoittaa työnantajalle, mikäli työntekijälle on asetettu maksukielto. Tässä tilanteessa ulosottoviranomaisen määrittämä osuus palkasta pitää pidättää ja maksaa suoraan ulosottoviranomaiselle. Työntekijällä ei ole velvollisuutta tehdä ilmoitusta itse.

Palkkiomuotoisen palkan maksaminen ja sivukulut

Huomioitahan työnantajana, että jos olet maksamassa suoritusperusteista pakkiota ei-työsuhteiselle työntekijälle esimerkiksi jonkinlaisesta keikkaluontoisesta palvelusta, niin tätä eivät koske samat säännöt kun työsuhteista työntekijää.

Ei-työsuhteisen työntekijän keikkapalkkiosta peritään vain ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu. Muut maksut, esimerkiksi TyEL, eivät kuulu yrityksen maksettavaksi. Tässä tilanteessa palkkiota saava ei-työsuhteinen työntekijä joutuu ottamaan itse YEL-vakuutuksen. Hallinnollisessa mielessä hän on yrittäjä, vaikkei omistaisi y-tunnusta tai toimisi muutenkaan yrittäjänä.

Tämä on hyvä ottaa huomioon, jos teet työntekijänä paljon freelancer -luonteisia keikkoja.

Työntekijän palkan vähennykset

Palkasta tehdään paljon vähennyksiä, ennen kuin varsinainen nettopalkka ilmestyy työntekijän tilille. Palkanmaksussa on tietty järjestys, minkä mukaan mikäkin taho saa iskeä kyntensä työntekijän palkkaan. Nokkimisjärjestys on seuraava:

  1. Ennakonpidätys
  2. Työntekijän eläkemaksu
  3. Palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu
  4. Ulosotto
  5. Työnantajan kuittaus palkasta (jos työnantajalla saatavia työntekijältä)
  6. Sairauskassamaksut ja eläkekassamaksut
  7. Ammattiyhdistyksien jäsenyydet
  8. Muut mahdolliset kulut

Koko palkka ei voi kuitenkaan sulaa näihin menoihin. Esimerkiksi ulosottoa koskee tarkka sääntely. Palkassa on suojaosuus, jota ei voi ulosmitata. Korkeintaan puolet työntekijän palkasta voidaan suoraan laittaa ulosottoon. Suojaosuus lasketaan esimerkiksi velallisen perhekoon mukaan. Jos perheen jäsenillä on omia tuloja vähintään 672,30 euroa kuukaudessa, niin heitä ei oteta huomioon suojaosuudessa.

Työntekijän sairausajan palkka

Suomalainen työsopimuslaki suojaa palkansaajaa, mikäli hän joutuu työkyvyttömäksi sairauden tai tapaturman vuoksi. Tällöin yritys on velvoitettu maksamaan sairausajan yhdeksän ensimmäistä työpäivää ikään kuin palkansaaja olisi ollut töissä. Mukaan lasketaan vain arkipäivät, eikä vapaapäiviä ja juhlapyhiä. Jos työajat ovat vaihtelevia, niin noudatetaan sovittuja työvuoroja arkipäivien sijaan.

Palkansaajalle tulee maksaa täysi palkka, mikäli hän on ollut työsuhteisena pidempään kuin kuukauden. Kuukautta lyhemmältä työsuhdeajalta palkka maksetaan puolikkaana.

Sairausajan palkka maksetaan vain, kun työkyvyttömyys on pystytty osoittamaan, ettei sitä ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Sairauspoissaolosta tulee ilmoittaa työnantajalle välittömästi, kun siitä saa tiedon. Jos sairauspoissaolo kestää 10 päivää tai enemmän, niin kela maksaa sairauspäivärahaa joko palkkaa maksavalle yritykselle tai suoraan työntekijälle.

Kuinka palkata työntekijä joka asuu ulkomailla

Ulkomailla vakituisesti asuvan verotus elää sen mukaan, onko ulkomailla asuva työntekijä suomalainen vai jonkun toisen maan kansalainen. Eniten kuusi kuukautta Suomessa työskentelevä on rajoitetusti verovelvollinen, jolloin palkasta (ja tuloista) voidaan periä 35 % lähdevero tai vaihtoehtoisesti sitä voidaan verottaa progressiivisesti muiden palkkojen tapaan. Yli kuusi kuukautta Suomessa työskentelevät ulkomailla vakituisesti asuvat maksavat normaalisti palkastaan progressiivista veroa suomalaisten tapaan.

Jos sen sijaan suomalainen yritys palkkaa ulkomailla asuvan ulkomaalaisen töihin ja hän ei tee töitä Suomessa, niin Suomi ei ole oikeutettu verottamaan hänen työtään. Jos taas ulkomailla asuva suomalaisen yrityksen työntekijä on Suomen kansalainen, niin verokohtelu muuttuu ja tällöin kannattaa olla yhteydessä verottajaan. Tällöin verottajalta tulee hakea lähdeverokortti ja ulkomailla asuva suomalainen joutuu maksamaan todennäköisesti ainakin osan veroistaan Suomeen.

Tyypillinen palkanmaksupäivä Suomessa

Palkanmaksupäivä vaihtelee Suomessa, mutta palkanmaksu tulee tapahtua viimeistään palkanmaksukauden viimeisenä päivänä. Palkanmaksukausi voi olla kaksi viikkoa tai kuukausi, mutta ei yli kuukautta ilman erillistä sopimusta. Tyypillisesti palkat maksetaan kuukauden puolivälin paikkeilla tai kuunvaihteessa.

Palkanmaksu myöhässä

Työnantajan tulee maksaa palkka työntekijän tilille lakisääteisesti silloin, kun palkanmaksukausi päättyy tai muuna työsopimuksessa sovittuna päivänä tai ajankohtana. Kuitenkin viimeistään tätä sovittua päivää seuraavana arkipäivänä, jos palkanmaksupäivä osuu viikonlopulle.

Jos palkka ei kilahda ajallaan työntekijän tilille, niin voi hän ryhtyä vaatimaan siitä korkoa ilmoittamalla työnantajalle tästä kuukauden sisällä. Tällöin työntekijän tulee ilmoittaa palkkaturvaviranomaiselle myöhästyneestä maksusta. Palkkasaatavaa voi hakea ääritapauksessa myös tuomioistuimen kautta tai viimeistään konkurssipesästä.

Palkanlaskentaohjelmat yrityksille

Palkanlaskentaa on helppo hoitaa siihen tarkoitetuilla ohjelmilla. Kovin monessa yrityksessä palkanlaskentaa ei enää hoideta enää perinteisillä taulukkolaskentapohjilla, vaan se hoidetaan pitkälti automatisoiduilla palkanlaskentaohjelmilla.

Markkinoilta löytyy useita hyviä palkanlaskentaohjelmia, jotka helpottavat yrityksen arkea. Esimerkiksi Visman palkanlaskentaohjelma, Heeroksen ePalkka -ohjelma ja Procountor-palkanlaskentaohjelma ovat hyviä vaihtoehtoja työnantajalle.