kirjanpitäjä

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta on yritykselle tärkeä asia. Valitseminen ei tietenkään ole helppoa. Eri toimistot tarjoavat eri palveluja ja hintakin vaihtelee. Harvat yritykset haluavat tuhlata rahaa, joten tilitoimiston palvelupaketti sekä hinta pitää myös olla sopiva. Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valintaa hankaloittaa monta muuttujaa, jotka on pidettävä mielessä. Prosessin helpottamiseksi kokosimme oppaan asioista, joita kannattaa pitää mielessä:

Yrityksesi yksilölliset tarpeet

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta pitää aina perustua yrityksesi tarpeisiin. Kannattaa miettiä mitä haluaa/kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle. Mitä enemmän tehtäviä ulkoistat, sitä enemmän aikaa sinulle jää yrityksesi pyörittämiseen. Siinä samalla tietenkin palvelun hinta nousee.

Näitä etsiessä kannattaa ensin listata palvelut, joita yrityksesi tarvitsee. Sen jälkeen voit etsiä toimistoja, jotka tarjoavat näitä palveluja.

Kannattaa myös pitää mielessä palvelut, joita voit jatkossa tarvita. Tilitoimistot tarjoavat usein muitakin palveluja peruspalvelujen lisäksi ja näille voi syntyä tarvetta tulevaisuudessa, esimerkiksi kasvun myötä.

Hinnoittelu

Hinnoittelun suhteen kannattaa pitää mielessä, että tilitoimistot veloittavat eri summia eri asioista. Tuntikohtainen hinta voi olla harhaanjohtava, sillä eri tilitoimistot käyttävät eri määrän aikaa eri asioihin. Tässä tapauksessa kuukausikohtainen hinta-arvio on parempi verrata keskenään. Vertaillessa pitää tietenkin aina muistaa katsoa mitä palveluja kyseinen tilitoimisto tarjoaa, mihin myös hinta-arvio perustuu.  

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta on prosessi, missä ei kannata tehdä päätöstä puhtaasti hinnan perusteella, vaan valintaan pitäisi vaikuttaa monta asiaa. Halvin on harvoin paras, eikä se ole kustannustehokasta, ellet saa kaipaamaasi palvelua.

Tilitoimistot veloittavat eri tavalla. Tämän vuoksi on tärkeää ottaa selvää mistä yrityksesi maksaa. Laskutetaanko esimerkiksi työajasta, tositteiden määrästä vai onko kyseessä kiinteä kuukausihinta.

Kiinteällä hinnalla pitää myös muistaa tarkistaa mitkä palvelut oikeasti hintaan kuuluu. Voi olla, että tilitoimisto veloittaa jostain haluamastasi palvelusta erikseen. Yrityksestäsi riippuen eri tavoista voi syntyä merkittäviä eroja kustannuksissa.

Esimerkiksi, jos yrityksesi harvoin tarvitsee tilitoimiston palveluja, voi olla edullisempaa maksaa käytetyistä palveluista / tunneista. Sama pätee toisin päin, jos yrityksesi useammin haluaa käyttää tilitoimiston palveluja, voi kiinteä kuukausihinta olla edullisempi.

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän kiinnostus yritystäsi kohtaan

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän pitäisi näyttää kiinnostusta yritystäsi kohtaan. Yrityksestäsi kiinnostunut tilitoimisto ja kirjanpitäjä kerää tietoa ja kartoittaa yrityksesi tarpeita.

 Tämän perusteella hän luo juuri sinun yrityksellesi sopivan paketin. Tämän paketin pitäisi sisältää palvelut, joita yrityksesi tarvitsee, ottaen huomioon yrityksesi tavoitteet ja taloudellisen tilanteen. On todennäköisesti myös huomattavissa, jos yrityksesi kohdalla on tehty taustatyötä.    

Yrityksesi kannalta on hyvä asia, että tilitoimisto ja kirjanpitäjä ymmärtää liiketoimintaasi. Tilitoimistoa ja kirjanpitäjää pitäisi ajatella kumppanina, joka auttaa yritystäsi kasvamaan. Pakollisten lakivelvoitteisten asioiden hoitamisen lisäksi, tilitoimistosi ja kirjanpitäjäsi pitäisi pystyä ohjaamaan sinua tärkeissä asioissa. Näiden pitäisi myös seurata yrityksesi tilannetta ja sen kautta ennakoivasti auttaa.

Muiden kokemuksia tilitoimistosta ja kirjanpitäjästä

Valintaprosessissa kannattaa aina ottaa selvää muiden kokemuksista. Kokemuksia tilitoimistoista voi kysellä muilta yrittäjiltä. Tässä tapauksessa pitää tietenkin aina muistaa, että sinun yritykselläsi on omat tarpeensa. Tilitoimistolta voi myös pyytää referenssejä  heidän asiakkailtaan ja olla heihin yhteydessä.

Näitä kokemuksia sisäistäessä pitää aina ottaa huomioon, että mitä paremmin kyseisen yrityksen ala ja yrityksen koko peilaa omaasi, sen paremmin näille kokemuksille voi antaa jalansijaa.

Asiakaspalvelu

Yrityksen varhaisessa vaiheessa tulee todennäköisesti paljon kysyttävää yritykseesi liittyen. Tämän vuoksi kannattaa varmistaa, että tilitoimiston ja kirjanpitäjän varmasti tavoittaa järkevällä tavalla sekä kohtuullisessa ajassa.

Vastauksen odottaminen ja siitä murehtiminen hidastaa liiketoimintaasi turhaan.

Yhteydenottoihin liittyen kannattaa myös selvittää veloittaako tilitoimisto erillisistä yhteydenotoistasi ja millä tavalla.

Työkalut

Sähköinen taloushallinto saadaan usein kuulostamaan turhan vaikealta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että yrityksesi taloushallintoon liittävät asiat hoidetaan sähköisessä palvelussa. Tällä tavalla kaikki tiedot ovat nähtävissä reaaliajassa. Sähköisen taloushallinnon avulla voit tehdä taloushallinnosta paljon tehokkaampaa.

Sähköisen taloushallinon työkaluista kannattaa tiedustella ja sopia, mitä sinä käytännössä voisit sähköisesti tehdä osana taloushallintoa. Postitettujen kuittien näpyttelystä sähköiseen järjestelmään on harvoin kustannustehokasta maksaa kirjanpitäjälle.

Hyvä tilitoimisto / kirjanpitäjä osaa yksinkertaisesti selittää mitä, sekä miten, sähköisen taloushallinon työkaluja on mahdollista käyttää yhteistyössä heidän kanssaan.

Ammattitaito

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta on ammattitaitoisen kumppanin hakemista. Ammattitaito ei suoraan tarkoita hyvää kumppania, mutta se on kaiken ydin. Ammattitaitoa arvioidessa kannattaa tarkistaa kirjanpitäjien KLT-tutkinnot (kirjanpidon– ja laskentatoimen tutkinto), joka on alalla arvostettu tutkinto. Palkanlaskijalla on hyvä olla PHT-tutkinto (palkkahallinnan asiantuntijatutkinto).

Myös taloushallintoliiton myöntämä auktorisointi toimii ammattitaidon suunnannäyttäjänä.

Useissa tilitoimistoissa työskentelee henkilöitä ilman näitä tutkintoja, eikä se välttämättä ole ongelma. On myös sellaisia tapauksia missä ei ole edes kaupallisen alan koulutusta. Tärkeintä on olla varma siitä, että kirjanpitäjä tuntee voimassa olevat lainsäädännön ja säädökset. Koska nämä lainsäädännöt ja säädökset muuttuvat ajan myötä on myös jatkuva kouluttautuminen välttämätöntä.