Outsourcing – Så kan det gynna ditt företag
Outsourcing har blivit ett populärt fenomen i företagsvärlden. Idag väljer allt fler bolag att outsourca en eller flera delar av sin verksamhet till en extern aktör. På så sätt kan företaget dels sänka sina kostnader, men också effektivisera sitt arbetsflöde genom att snabba upp och kvalitetssäkra olika processer.
I den här artikeln ska vi berätta mer om hur outsourcing fungerar och vilka fördelarna med detta koncept är. Vi ska även gå igenom fem områden som är extra enkla att outsourca och som tillåter dig att lägga fullt fokus på din kärnverksamhet.
Innehållsförteckning
Vad är outsourcing?
Outsourcing är en affärsstrategi som innebär att företag överlåter vissa områden av sin verksamhet till en extern aktör. Det kan till exempel handla om att låta ett annat företag sköta verksamhetens produktion, frakt och logistik eller bokföring. Så här definierar NC State University strategin:
”Strategisk användning av externa resurser för att utföra aktiviteter som traditionellt sett hanteras av intern personal och resurser”.
Under stora delar av 1900-talet hindrades många företag från global tillväxt. Verksamheternas komplicerade ledningsstrukturer orsakade brist på flexibilitet, vilket i sin tur gjorde expandering till ett kostsamt och tidskrävande projekt.
Till följd av detta började allt fler företag utveckla nya metoder för att öka flexibiliteten och samtidigt behålla fokus på kärnverksamheten. Resultatet blev outsourcing, ett koncept som identifierades som en affärsstrategi först under 1990-talet.
Företag började outsourca områden inom vilka de själva saknade kompetens. En förläggare kunde till exempel köpa kompletterande tjänster av ett tryckeri. Användningen av externa leverantörer för väsentliga tjänster blev grunden i utvecklingen av modern outsourcing.
Senare övergick outsourcing från att enbart vara ett sätt att effektivisera arbetsprocesser till att bli en kostnadsbesparande åtgärd. Allt fler företag började outsourca nyckelfunktioner, så som kundtjänst, bokföring, IT-säkerhet och anläggningsunderhåll, för att förbättra sin ekonomi på sikt.
Intressant statistik kring outsourcing
- Enligt A.T. Kearney Global Services Location Index är de bästa marknaderna för outsourcing (baserat på pris, tillgänglighet, kompetens och arbetsmiljö) Indien, China och Malaysia.
- 37 procent av alla småföretagare outsourcar en eller flera företagsprocesser.
- De tre vanligaste områdena att outsourca är bokföring (37 procent), IT-tjänster (37 procent) och digital marknadsföring (34 procent).
- 89 procent av företag väljer att inte outsourca strategisk planering och 80 procent vill inte använda outsourcing för försäljning eller marknadsföring.
- Mer än hälften av alla småföretagare har planer på att outsourca en del av sin verksamhet inom den närmsta framtiden.
- Den främsta anledningen (59 procent) till varför företag använder outsourcing är på grund av de minskade kostnaderna.
Fördelar med outsourcing
Det finns många fördelar med outsourcing som kan vara bra att känna till. Här är några av de allra främsta:
- Kostnadsbesparande. Eftersom externa tjänsteföretag besitter kompetens inom specifika områden kan företaget effektivisera processer och på så sätt minska sina kostnader.
- Tidsbesparande. Genom outsourcing kan du frigöra tid som du istället kan lägga på att driva och utveckla verksamheten i önskad ritning.
- Bättre kvalitet. Återigen har externa aktörer expertkompetens, vilket kan förbättra kvaliteten på de processer du väljer att outsourca.
- Mer flexibilitet. Outsourcing ger företaget mer flexibilitet eftersom du själv kan välja vad samt när du vill outsourca. Dessutom förvandlar du en fast kostnad till en rörlig, vilket innebär att du aldrig behöver betala mer än nödvändigt.
5 områden du enkelt kan outsourca
Det finns vissa områden som är mer populära att outsourca än andra. Nedan ska vi titta närmare på fem av de vanligaste.
Tillverkning
Att köpa/hyra och driva en fabrik för tillverkning kan vara kostsamt, framför allt för små och mellanstora företag. Här krävs en mängd resurser i form av anställda, underhåll och annat som är väsentligt för att hålla igång produktionen.
Därför väljer många företag som bedriver produktförsäljning att outsourca denna del av verksamheten. Majoriteten väljer att använda sig av fabriker i utlandet, men naturligtvis går det även att hitta samarbetspartners inom Sveriges gränser.
Frakt och logistik
Även frakt och logistik är ett populärt område att outsourca för att spara tid och pengar. Du kan till exempel låta fabriken som sköter produktionen även ta hand om frakten. Ett annat alternativ är att använda en dropshipping-tjänst.
Dropshipping är en modern affärsmodell som innebär att ett externt företag sköter tillverkningen och/eller leveransen av en produkt till slutkunden. Denna strategi framför extra vanlig bland e-handlare som vill behålla fokus på sin onlineverksamhet.
Bokföring och redovisning
Det absolut vanligaste området att outsourca idag är företagets bokföring och redovisning. Anledningen till detta är eftersom många företagare saknar den ekonomiska kompetens som krävs för att sköta bokföringen i ett företag.
Eftersom det finns så många processer och regler att förhålla sig till väljer många företag, stora som små, att överlåta detta område till en erfaren revisor. I och med att revisorn har expertkunskaper inom området kan de effektivisera processen, vilket i sin tur kan vara kostnadsbesparande för ditt företag.
Något som du som företagare dock bör lära dig – även om du outsourcar andra ekonomiska områden – är att analysera verksamhetens kassaflöde. På så sätt får du en bättre uppfattning om hur kapital rör sig in och ut ur verksamheten.
Kundservice
Ytterligare ett område som kan vara både tids- och kostnadseffektivt för företaget att outsourca är kundtjänsten. Detta gäller framför allt företag som har daglig kontakt med kunder via telefon eller chatt. Här kan du enkelt överlåta uppgifterna till en teletjänstcentral eller chattjänst.
För en smidig övergång är det dock viktigt att du redan har en välfungerande process och att du kan erbjuda den externa företaget tydliga instruktioner. Eftersom de ska ta över direktkontakten med dina kunder vill du vara säker på att de erbjuder bra kundservice.
Löneoutsourcing
Lönehanting är ett annat område som går bra att outsourca till en extern aktör. Idag finns det många företag som erbjuder löneoutsourcing, vilket kan frigöra både tid och kapital i verksamheten. Du kan dessutom välja mellan att outsourca hela lönehanteringen eller delar av den.
Bortsett från att löneoutsourcing normalt sett är mer kostnadseffektivt än intern lönehantering är företagen som erbjuder denna tjänst mycket erfarna inom området. Därmed kan du känna dig trygg i vetskapen om att alla löner hanteras på ett korrekt sätt.
Summering
Det finns många fördelar med outsourcing, både för små och stora företag. Bortsett från att vara kostnadseffektivt kan konceptet effektivisera väsentliga processer och samtidigt förbättra kvaliteten.
Idag kan du outsourca det mesta, från tillverkning och distribution till bokföring och lönehantering. På så sätt kan du frigöra tid som du kan lägga på det du gör bäst – att driva din verksamhet framåt.
