Hur småföretagare kan undvika problem med kassaflödet

Alla företag strävar efter ett positivt kassaflöde, det vill säga när intäkterna överstiger utgifterna. Samtidigt kommer många företagare, framför allt de som driver mindre verksamheter, någon gång att uppleva kassaflödesproblem.

Det är inte ovanligt att småföretagare har små marginaler vad gäller deras ekonomi, vilket kan göra deras kassaflöde extra sårbart. Detsamma gäller företag i uppstartsfasen då utgifterna i princip alltid överstiger intäkterna. 

Som tur är finns det förebyggande åtgärder som kan minska risken för ett negativt kassaflöde. Nedan delar vi med oss av åtta värdefulla tips.

1. Sammanställ en kassaflödesbudget/prognos

Gör en uppskattning av företagets intäkter från försäljning eller kundfakturor. Sammanställ även hur mycket du ska betala i form av leverantörskostnader, löner och driftkostnader. Skillnaden mellan dessa två summor kommer att ge dig en prognos över skicket på företagets kassaflöde.

För att prognosen ska vara till någon nytta är det dock viktigt att du följer upp och jämför den med det faktiska resultatet efter period. Antigen har du ett positivt kassaflöde och du kan justera siffrorna för nästa period. Är kassaflödet negativt måste du analysera och fatta beslut gällande hur du ska bryta den negativa utvecklingen.

Kom ihåg att en kassaflödesbudget inte behöver omfatta ett helt år som den vanliga budgeten. Du kan göra en för varje vecka, månad eller kvartal.

2. Aktiv planering av företagets in- och utbetalningar

En av de största orsakerna till kassaflödesproblem bland företag idag obalans mellan intäkter och utgifter. Genom att ta dig tid att granska dina in- och utbetalningar under de kommande veckorna kan du enklare upptäcka obetalda räkningar eller försenade kundfakturor. På så sätt kan du skicka påminnelser direkt och få betalt snabbare.

Du kan även planera när du själv ska betala leverantörsfakturor för att inte missa förfallodagen. Därmed minskar du risken att åka på dyra påminnelseavgifter och dröjsmålsränta.

3. Revidera affärsplanen och förbättra vinstmarginalerna

För att slippa problem med kassaflödet bör du regelbundet kontrollera om företagets affärsplan stämmer överens med verkligheten. Kanske är det dags att ändra ditt erbjudande och satsa på något mer lukrativt?

Det kan också vara en god idé att granska och eventuellt justera prissättningen på ditt befintliga sortiment. På så sätt kan du påverka företagets vinstmarginal, det vill säga skillnaden mellan intäkterna och den faktiska kostnaden för varje vara eller tjänst.

Genom att revidera din affärsplan regelbundet får du möjlighet att identifiera och åtgärda problem innan de hinner skada verksamheten. Extra viktig är revideringen när det skett en förändring i företaget eller på marknaden, då den kan ge dig en mer realistisk prognos inför framtiden.

4. Granska dina utgifter

Som småföretagare bör du ständigt vara informerad om vilka utgifter du har och varför. Detta gäller framför allt generella kostnader som inte är direkt knutna till din försäljning, till exempel telefonabonnemang och prenumerationer.

Enligt Comcapfactoring.com kan dessa utgifter i många fall bli större än nödvändigt i förhållande till företagets faktiska intäkter, vilket i sin tur kan leda till ett negativt kassaflöde.

Använd gärna rapporter från ditt bokföringsprogram för att hålla bättre uppsikt över dina utgifter. På så sätt kan du enklare planera och prioritera betalningar till leverantörer och anställda samt för driftkostnader. Försök att sänka kostnaderna och eliminera utgifter som inte är viktiga för företagets verksamhet.

5. Vårda dina leverantörskontakter

Leverantörer är viktiga samarbetspartners för många företagare. Eftersom de spelar en viktig roll vad gäller verksamhetens framgång bör du försöka upprätthålla en professionell och ärlig relation med samtliga.

Om du någon gång befinner dig i en kassaflödeskris och har svårt att betala en räkning ska du omedelbart ta kontakt med den berörda leverantören. I och med att de vill ha in sin betalning snaras möjligt är de flesta av dem ofta tillmötesgående.

Kanske kan ni komma överens om en plan för delbetalning eller framflyttning av förfallodagen?

6. Skapa en kapitalbuffert

Kassaflödesbrist uppstår som tidigare nämnt när intäkterna i företaget är lägre än utgifterna. En lösning på detta problem kan vara att försöka få in mer kapital i verksamheten.

Många företagare väljer att vänta till sista sekunden innan de ser över möjligheterna att få in extra pengar för att lösa en krissituation. Processen för extern finansiering kan dock ta tid och under denna tid kan de ekonomiska problem förvärras.

Av denna anledning kan det vara en god idé att ha en buffert för oförutsedda kostnader, till exempel i form av en checkkredit. Här blir du beviljad ett visst kreditutrymme som ligger vilande på företagskontot tills ett finansiellt behov uppstår. Krediten kostar ingenting så länge du inte utnyttjar den.

Ett företagslån med snabb utbetalning kan också vara en lösning på ett plötsligt kassaflödesproblem. Här bör du dock vara medveten om att du betalar ränta från dagen du får tillgång till lånet. Samtidigt kan du normalt sett göra extraamorteringar eller lösa skulden omedelbart om du har möjlighet. 

7. Hitta investerare

Idag finns det många olika investeringsmetoder som kan bidra med ökning av företagets rörelsekapital. Investerare ställer dock hårda krav på delägande och/eller inflytande på företagets verksamhet och finanser.

Innan du tar in riskkapital i verksamheten, tänk på att du i de allra flesta fall måste ge bort en bit av företaget och att du får en ny affärspartner. Detta behöver såklart inte vara något negativt, men var medveten om att det inte längre bara är ditt företag.

Låt inte den första kassakrisen tvinga dig ta beslut som kommer att äventyra verksamhetens framtid. Riskkapital kan vara en bra idé, men överväg andra lösningar på likviditetsproblemet först, till exempel företagsfinansiering.

8. Var optimist men tänk realistiskt

Att driva sitt eget företag är spännande, roligt och givande på många plan. Du vill att verksamheten ska utvecklas i rätt riktning och optimismen är många gånger driftkraften som får hjulen att rulla. En överdriven optimism kan dock få långvariga ekonomiska problem.

Anta därför aldrig att dina ekonomiska problem kommer att lösa sig av sig själva. Var realistisk med siffrorna och vidta nödvändiga åtgärderna vid minsta indikation på ett negativt kassaflöde. Kort sagt – överskatta inte intäkterna och underskatta aldrig utgifterna.

Summering 

För att undvika problem med kassaflöde kan du följa dessa två rekommendationer:

• Förbered. Var väl och korrekt informerad om företagets ekonomiska situation. Underhåll de uppdaterade finansiella rapporterna (resultat- och balansräkningar samt kassaflödesanalyser) för att försäkra dig om att du alltid har de rätta siffrorna. Upptäcker du avvikelser – åtgärda omedelbart.

• Förebygg. Att förebygga är betydligt bättre än att åtgärda. Genom att lära dig granska och analysera företagets kassaflöde kan du enklare förutspå finansiella problem och slippa hantera ekonomiska kriser som i värsta fall kan leda till konkurs.