faktureringsprogram

7 viktiga fördelar med faktureringsprogram

infographic

I dagsläget finns det inga specifika lagar för hur faktureringen i ett företag ska gå till, vilket innebär att du kan skapa fakturor i både Word och Excel. Det viktigaste är att informationen i fakturan är korrekt och att den innehåller alla nödvändiga betalningsuppgifter.

I takt med att verksamheten växer kan det dock vara läge att börja använda ett faktureringsprogram. Faktureringsprogrammet kan nämligen spara dig både tid och pengar.

I den här artikeln ger vi dig sju goda skäl att övergå till ett faktureringsprogram när antalet fakturor blir allt fler. Vi ger dig även tre värdefulla tips vid fakturering som kan hjälpa dig att få betalt snabbare.

Vad är ett faktureringsprogram?

Ett faktureringsprogram är en webbaserad mjukvara som underlättar faktureringsprocessen, både för mindre enskilda firmor och större aktiebolag.

I programmet kan du enkelt skapa fakturor innehållande all nödvändig information som bokföringslagen kräver. Här kan du dessutom välja mellan olika fakturamallar efter behov och många av dem har dessutom automatisk uträkning. På så sätt kan du säkerställa att uträkningen av fakturabelopp såväl som moms sker på ett korrekt sätt.

Med ett faktureringsprogram blir det även enklare att fakturera återkommande kunder och att hålla koll på vilka tjänster eller produkter de faktiskt har köpt. Det brukar nämligen finnas möjlighet att skapa både kund- och artikelregister direkt i programmet.

Andra vanliga funktioner i moderna faktureringsprogram är säker inloggning – så att ingen annan än du får tillgång till dina fakturaunderlag – och backup-tjänster. Det brukar dessutom vara möjligt att skicka fakturorna direkt via systemet och spara dem som PDF-filer.

faktura

7 fördelar med faktureringsprogram

Att skapa fakturor på egen hand med hjälp av ordbehandlingsprogram (exempelvis Word eller Excel) kan fungera bra under uppstartsfasen när fakturorna fortfarande är relativt få. I takt med att verksamheten växer kan det dock vara en god idé att övergå till ett professionellt faktureringsprogram.

Genom att överlåta fakturahanteringen till ett mjukvaruprogram kan du spara värdefulla resurser, dels i form av tid, men också i form av pengar. Nedan ger vi dig fem fördelar med faktureringsprogram som kan vara bra att överväga.

1. Enklare fakturering  

Den främsta fördelen med faktureringsprogram är förstås att det blir enklare att skapa och skicka fakturor. Här kan du skapa fakturor med din egen logotyp och använda färdiga mallar innehållande alla uppgifter en faktura ska ha. Mallarna brukar dessutom räkna ut fakturabelopp och eventuell moms automatiskt för att minska risken för felberäkningar.

De flesta faktureringsprogram brukar dessutom erbjuda möjligheten att skicka fakturorna direkt via plattformen. Varje skickad faktura kommer dessutom att hamna i rätt ordning från början.

2. Enklare bokföring

Faktureringsprogram kan även underlätta företagets bokföring. Många program skapar nämligen bokföringsunderlag i ett SIE-format automatiskt. Eftersom de flesta svenska

bokföringsprogram stödjer detta format kan din revisor kan läsa in underlaget digitalt utan att spendera tid på onödigt pappersarbete. 

3. Håll koll på kundernas tidigare köp

I programmet kan du dessutom skapa kund- och artikelregister. Med hjälp av dessa blir det betydligt enklare att fakturera återkommande kunder och hålla ett öga på vad de köpt tidigare, vilket kan vara extra värdefullt för företagets kundservice.

4. Bättre överblick

Om du ställer ut fakturor på det traditionella viset kan det vara svårt att veta vilka som är betalda och vilka som har förfallit. Visst går det att följa upp några enstaka fakturor, men vid högre belastning kan uppgiften bli desto svårare. I värsta fall kan det leda till att fakturor förblir obetalda, vilket kan ha en negativ effekt på företagets kassaflöde.

Ett faktureringsprogram håller automatiskt ordning på vilka fakturor som är betalda och vilka som kräver åtgärder i form av exempelvis påminnelser eller inkassoärenden. På så sätt kan du minska mängden administration såväl som risken för likviditetsproblem.

5. Kreditfakturor och påminnelser

Ibland händer det att en kund är sen med sin betalning, vilket innebär att du som företagare måste skicka ut en påminnelse. I vissa fall kan kunden även begära ändringar i fakturan eller att den ska göras om helt. Då kommer du att behöva göra en kreditfaktura.

Båda dessa moment kräver en hel del administration, men med ett faktureringsprogram kan du snabba upp processen. Här kan du nämligen skicka både påminnelser och kreditfakturor baserade på originalfakturan, vilket kommer spara dig en hel del tid.

6. Mallar för olika behov

De flesta faktureringsprogram erbjuder ett brett urval av olika fakturamallar för olika behov. Här brukar det till exempel finnas mallar för fakturor utan moms, med omvänd momsskyldighet eller med Rot- och Rut-avdrag.

Även om sådana specialfakturor är relativt ovanliga att skicka kan det ändå vara bra att ha en mall om det skulle uppstå ett plötsligt behov. Mallen kommer att spara dig en hel del tid och se till att faktureringen sker på ett korrekt sätt.

Det brukar dessutom gå att ändra fakturamallarnas språk och valuta, vilket kan vara uppskattat om du ska fakturera kunder i utlandet.

7. Få insikter i företagets ekonomi

Ytterligare en fördel med faktureringsprogram är att de ger dig en bättre översikt av företagets ekonomi. Du kan till exempel se:

  • Hur mycket du har fakturerat för
  • Vilka kunder som köpt mest
  • Vilka produkter eller tjänster du sålt flest av
  • Hur mycket moms du behöver deklarera
  • Resultaträkningen

Denna information är värdefull av en rad olika anledningar. Bortsett från att informationen kan underlätta din kassaflödesanalys kan du även använda den för att utvärdera och utveckla ditt utbud av tjänster eller produkter. Du kan även se vilka dina mest lojala kunder är och visa dem lite extra uppskattning.

Betalt eller gratis faktureringsprogram?

I takt med digitaliseringen dyker allt fler mjukvarusystem anpassade för företag upp på marknaden, inte minst faktureringsprogram. Idag kan du välja mellan både betalda och kostnadsfria lösningar, beroende på verksamhetens behov.

Om du driver en mindre enskild firma eller en startup kan det räcka med ett gratis faktureringsprogram med grundläggande funktioner. Större verksamheter kan dock behöva mer avancerade program med större kapacitet och högre funktionalitet för att tillfredsställa sina faktureringsbehov. Sådana program brukar oftast ha en fast månadskostnad.

I valet av faktureringsprogram bör du alltid utgå efter företagets storlek och behov. Det kan alltid vara en god idé att börja med ett kostnadsfritt alternativ för att lära sig hur systemet fungerar för att sedan övergå till en betallösning när antalet fakturor ökar. Eftersom de flesta faktureringsprogram saknar bindningstid brukar det inte vara några problem att upp- eller nedgradera sin plan vid behov.

5 tips innan du fakturerar

Vid faktureringen finns det en del saker som kan vara bra att tänka på för att du ska få betalt i tid och därmed minska risken för likviditetsproblem. Här kommer fem av våra bästa tips innan du fakturerar.

1. Gör en kreditupplysning

Genom att hämta en kreditupplysning på dina kunder blir det enklare att bedöma deras framtida betalningsförmåga. I kreditupplysningen finns nämligen information om deras ekonomiska situation – från inkomster, omsättning och tillgångar till skulder och betalningsanmärkningar.  

Med hjälp av informationen kan du göra en korrekt riskbedömning och minska risken för kreditförluster i samband med avtal eller samarbeten.

Det kan även vara en god idé att hålla god uppsikt över befintliga kunders kreditvärdighet. Oftast är det nämligen här de främsta kreditförlusterna sker.

2. Se till att informationen är tydlig

För att undvika missförstånd som kan kosta verksamheten både tid och pengar är det av största vikt att fakturauppgifterna är tydliga.

Var extra noga med att specificera vilka tjänster eller produkter kunden köpt och vilka betalningsvillkor som gäller. Du bör även se till att ange tydligt vilka straffavgifter som tillkommer om kunden inte betalar i tid.

3. Gör en policy för hantering av krav och fakturering

En tydlig kredit- och kravpolicy kan dels underlätta interna processer i företaget, men också erbjuda extra trygghet genom att förbättra verksamhetens rutiner.

Policyn ska beskriva hur företaget hanterar krav och fakturering. Underlaget ska vara nedskrivet och finnas tillgängligt för alla avdelningar i företaget. På så sätt blir det enklare att skapa tydliga strukturer som dessutom kan underlätta vid upplärning av ny personal.

4. Fakturera alltid digitalt

Genom att alltid fakturera dina kunder digitalt – det vill säga via e-post – kan du dels minska mängden administrativt arbete, men också öka chanserna att få betalt i tid. Dessutom är det ett betydligt miljövänligare alternativ jämfört med att skicka pappersfakturor.

Om du använder ett faktureringsprogram skickar du normalt sett samtliga fakturor direkt via plattformen. Här kommer de dessutom att sparas och organiseras i rätt ordning.

Skapar du fakturor manuellt kan du skicka dem till kunden via mejl och sedan organisera dem i mappar på din dator. Du kan även använda dig av projektverktyg som Trello för att förbättra strukturen bland företagets fakturor.

5. Delfakturera

Om du arbetar med ett långsiktigt projekt som sträcker sig över flera månader kan det vara en god idé att delfakturera istället för att fakturera när projektet är helt färdigt. På så sätt kan du bibehålla ett stabilt kassaflöde och minska risken för kreditförluster.

Normalt sett brukar detta inte vara några problem för kunden, då de flesta har förståelse för att du måste täcka dina kostnader även under projektperioden. Om du har möjlighet kan det vara bra att visa upp delresultat så att båda parterna blir nöjda.

Summering

Ett faktureringsprogram kan underlätta företagets administrativa processer på flera sätt. Bortsett från att det blir enklare att skicka fakturor kan programmet ge dig värdefulla insikter vad gäller företagets ekonomiska situation. Det kan dessutom förenkla bokföringen för din revisor, vilket du som företagare också kan tjäna på.

Idag kan du välja mellan både betalda och kostnadsfria faktureringsprogram. Vilket som passar din verksamhet bäst beror dels på dess storlek och behov, men även på dess finansiella förutsättningar.

Om du vill investera i företagets fakturahantering, vare sig det handlar om att anställa personal eller att köpa professionella faktureringsprogram, kan ett företagslån vara en passande lösning. Du kan även använda lånet som ett alternativ till fakturaköp för att snabbt förbättra företagets kassaflöde.