Dubbel bokföring

Dubbel bokföring – Vad är det?

Enligt Bokföringslagen (1999:1078) ska alla företag som bedriver näringsverksamhet löpande bokföra alla affärshändelser. Bokföringen ligger till grund för bokslutet som i sin tur visar företagets resultat och bestämmer skatten.

Ett av de vanligaste bokföringssystemen idag är dubbel bokföring. I den här artikeln förklarar vi vad dubbel bokföring innebär och hur du kan använda det i praktiken. 

Vad är dubbel bokföring?

Dubbel bokföring är det vanligaste bokföringssystemet idag. Här bokför du en och samma affärshändelse i både debet och kredit. Systemet har vi den italienska munken Luca Pacioli att tacka för. Det var nämligen han som under 1400-talet instiftade begreppen ”debet” och ”kredit” som hänger kvar än idag.

Med denna typ av bokföring ska summan på debetsidan vara lika med den på kreditsidan. Det är beviset på att verifikationen stämmer.

Om du bokför fler transaktioner på samma bokföringsorder och du får differens mellan den vänstra (debet) och högra (kredit) sidan betyder det att du har skrivit i fel belopp. Då är det bara att kontrollera siffrorna på nytt och korrigera. Därför är denna metod självkontrollerande.

Exempel

Anta att din firma, som inte är registrerad för moms, säljer en dator för 10 000 kronor. Då kommer den dubbla bokföringen att se ut så här:

 DebetKredit
Konto 3004 – Försäljning 10 000
Konto 1930 – Bank10 000 
Summa10 00010 000

Som tidigare nämnt fungerar dubbel bokföring som en indikator på företagets ekonomiska välmående. Med hjälp av den skapar du en balans- och resultaträkning som speglar allt som har hänt i verksamheten under året – från omsättning till finansiering.

Debet och kredit

Debet och kredit är de två beståndsdelarna i företagets bokföring. Debet är den vänstra sidan av en bokföringsorder och står för plus, positiv eller till. Varje gång du debiterar ett konto ökar du dess behållning. Kredit är den högra sidan och motsvarar minus, negativ eller från.

Exemplet från Fig.1 ser ut som nedan med så kallat T-konto (debet till vänster och kredit till höger).

 DebetKredit
Konto 3004 – Försäljning 8 000
Konto 2610 – Utgående moms 2 000
Konto 1930 – Bank10 000 
Summa10 00010 000

Fig. 3 – Dubbel bokföring med T-konto

Men som allt annat finns även här undantag. De ser du i tabellen nedan.

FöreteelserDebetKredit
Tillgångarökarminskar
Skulderminskarökar
intäkterminskarökar
Kostnaderökarminskar
Eget kapitalminskarökar

Fig. 4 – Företeelsernas kontering

För att veta var du ska bokföra en viss vara eller tjänst måste du använda en kontoplan. Den som är mest populär heter BAS. Du kan begränsa antalet konton du använder eller lägga till andra som är anpassade till din verksamhet.

Principen i en kontoplan är att den är indelad i kontoklasser som motsvarar olika finansiella transaktioner.

  • Kontoklass 1 – tillgångar – konton 1000 – 1999
  • Kontoklass 2 – eget kapital och skulder – konton 2000 – 2999
  • Kontoklass 3 – intäkter – konton 3000 – 3999
  • Kontoklass 4 – material- och varukostnader – konton 4000 – 4999
  • Kontoklass 5 och 6 – övriga kostnader – konton 5000 – 6999
  • Kontoklass 7 – personalkostnader – konton 7000 – 7999
  • Kontoklass 8 – finansiella intäkter och kostnader – konton 8000 – 8999

Varje affärshändelse i ditt företag ska bokföras antingen i debet eller kredit, beroende på vad den avser.

Exempel

Du behöver företagsfinansiering, så du ansöker och får ett företagslån på 100 000 kronor. Räntan ligger på 5 procent och lånet ska återbetalas i sin helhet inom 6 månader. När du får lånet utbetalt bokför du så här:

 DebetKredit
Konto 2411 – Kortfristiga lån 100 000
Konto 1930 – Bank100 000 
Summa100 000100 000

När du sedan betalar tillbaka lånet ska du betala även räntekostnaden på 2 500 kronor

(100 000 x 2,5 procent). Då bokför du på detta sätt:

 DebetKredit
Konto 2411 – Kortfristiga lån100 000 
Konto 1930 – Bank 102 500
Konto 8415 – Räntekostnader kreditinstitut2 500 
Summa102 500102 500

Är dubbel bokföring en garanti på att det inte blir fel?

Så länge du utför bokföringen manuellt finns det alltid risk att göra fel. Dubbel bokföring garanterar bara att en verifikation är rätt balanserad, det vill säga att beloppet i debet är samma som det i kredit.

Har du tryckt fel siffra eller satt decimalen på fel ställe kommer programmet att reagera. Då kan du gå tillbaka, kontrollera siffrorna och rätta beloppet.

Även om debet- och kreditsidan är i balans betyder det inte att verifikationen är rätt. Tyvärr kan inte dubbel bokföringen ta över ditt ansvar att bokföra rätt transaktion på rätt konto. Därför är det mycket viktigt att känna till de konton du använder i din verksamhet.

För ett tränat öga är det lätt att upptäcka felaktigheter. Genom att skriva ut en balans- eller resultaträkning kan du enklare lätta märke till konstiga belopp eller fel kontering. Det som denna bokföringsmetod kan hjälpa dig med är att spåra affärshändelser så att du kan rätta dem i tid.

Summering

Allt fler använder dubbel bokföringen som standard. Denna bokföringsform är enkel att överblicka och praktisk att arbeta med. Vid en och samma kontering ser du vad som har utförts och varifrån finansieringen kom.

Korrekt bokföring är av största vikt för alla företag. Uppgifterna från bokföringen räknar nämligen fram företagets resultat och bokslut. Därefter kommer skatten och deklarationen som baseras på uppgifterna i bokslutet. Bokföringen är även ett viktigt verktyg för att följa kassaflödet i företaget och agera om du märker negativa trender.