Erääntyneiden laskujen periminen

Miten toimia, mikäli asiakas ei maksa erääntynyttä laskua?

Lähes jokainen yrittäjä törmää jossain kohtaa tilanteeseen, jossa asiakas ei maksa lähetettyä laskua eräpäivään mennessä. Kuinka yrittäjän tulisi toimia tilanteessa, jossa asiakas ei maksa laskuaan ajallaan? Kuinka erääntyneiden laskujen periminen tapahtuu? Näihin kysymyksiin vastaamme tässä artikkelissa. Käymme myös läpi keinoja, joilla myöhästyneiden laskujen määrää voi ennaltaehkäistä.

Muistuta asiakasta viestillä tai soitolla

Asiakkaan maksamatta jäänyt lasku on yrittäjälle usein kiusallinen tilanne. Monelle yrittäjälle saattaa olla suuri kynnys lähteä muistuttamaan asiakasta myöhästyneestä laskusta ajatellen, miten asiakas reagoi muistuttamiseen. Tästä syystä myöhästynyt lasku saattaakin jäädä vain riippumaan ilman toimenpiteitä yrittäjältä, toivoen asiakkaan sen jossain kohtaa maksavan.

Yrittäjän kannattaa kuitenkin reagoi mahdollisimman nopeasti myöhässä oleviin laskuihin. Erääntyneiden laskujen periminen on hyvä aloittaa muistuttamalla asiakasta esimerkiksi viestillä tai soitolla. On muistettava, että asiakkaan myöhässä olevalle laskulle saattaa olla monenlaisia syitä. On mahdollista, että lasku on esimerkiksi kadonnut ennen asiakkaalle saapumista, kyseessä saattaa olla järjestelmävirheestä johtuva viive, taikka vain asiakkaan epähuomio. Yleisenä syynä myöhästyneelle laskulle on kuitenkin asiakkaan maksuvaikeudet. Mikäli viivästymisen syynä on muu kuin maksuvaikeudet, on myös asiakas varmasti tyytyväinen, että asia on tullut ilmi ennen viivästymiskustannuksia tai maksumuistutuksia. Mikäli myöhästymisen syynä on nimenomaan asiakkaan maksuvaikeudet, voi yrittäjä yrittää neuvotella ratkaisua tilanteeseen asiakkaan kanssa.

Asiakkaan muistuttaminen fiksusti hänen myöhästyneestä laskustaan antaa yrityksestä myös vastuullisen kuvan, joka pitää huolta asioistaan.

Maksumuistutus

Seuraava askel myöhästyneen laskun reagoinnissa on maksumuistutus. Maksumuistutus on virallinen kirjallinen ilmoitus maksamattomasta laskusta. Maksumuistutusta säätelee perintälaki, jossa määritellään maksumuistutuksen muotoa. Maksumuistutuksen sääntely riippuu, onko kyseessä kuluttaja-asiakas vai yritysasiakas. Kuluttaja-asiakkaan tapauksessa maksumuistutus voidaan lähettää, kun laskun eräpäivästä on kulunut vähintään 14 vuorokautta. Vastaavaa vaatimusta ei kuitenkaan yritysten välisessä kaupassa ole, vaan maksumuistutus voidaan lähettää asiakkaalle heti eräpäivän jälkeen. On kuitenkin muistettava, että monesti järjestelmien välisten viiveiden vuoksi asiakkaan maksu ei välttämättä näy välittömästi, vaikka asiakas olisi maksanut laskun eräpäivänä.

Yritys voi ulkoistaa maksumuistutusten hoitamisen alaan erikoistuneelta yritykseltä tai hoitaa asian itse. Maksumuistutusta itse lähettäessä on muistettava lisätä muistutukseen tarvittavat tiedot, kuten velkojan yhteystiedot, saatavan peruste ja mahdolliset viivästymiskulut.

Maksuvaatimus eli perintäkirje

Maksumuistutuksen jälkeen, erääntyneiden laskujen periminen jatkuu maksuvaatimuksen eli perintäkirjeen lähettämisellä. Se myös käynnistää virallisen perinnän alkamisen. Maksuvaatimusta ei yrittäjä voi lähettää itse, vaan sen lähettämisestä on annettava toimeksianto perintäluvan omaavalle toimijalle, yleensä perintätoimistolle. Yleensä maksuvaatimuksia lähetetään asiakkaalle kaksi kappaletta, jonka jälkeen asia siirtyy oikeudelliseen perintään.

Tratta eli julkisuusuhkainen maksuvaatimus

Mikäli asiakas ei maksumuistutuksista huolimatta ole suorittanut maksua myöhässä olevasta laskusta, on yritysten välisessä kaupassa mahdollista käyttää trattaa. Yrittäjä ei itse voi lähettää trattaa, vaan tratan voi lähettää ainoastaan virallisen perintäluvan omaavat toimijat. Prosessissa perintätoimisto lähettää eräpäivän sisältävän tratan velalliselle asiakkaalle. Mikäli asiakas ei suorita tratan vaatimaa maksua ilmoitetulla eräpäivällä, perintätoimista suorittaa tratan protestoinnin. Protestointi voidaan suorittaa, kun tratan lähettämisestä on kulunut vähintään 10 päivää. Tratan protestoinnista seuraa merkintä asiakkaan luottotietoihin. Tratasta voidaan suorittaa myös julkinen protestointi, jonka tieto julkaistaan talouslehtien listauksissa.

Oikeudellinen perintä

Mikäli laskusta ei ole vielä maksumuistutuksen ja maksuvaatimuksen jälkeenkään saapunut suoritusta, erääntyneiden laskujen periminen etenee oikeudelliseen perintään. Oikeudellisessa perinnässä perintätoimisto tai vastaava virallisen perintäluvan omaava toimija lähettää asiasta haastehakemuksen käräjäoikeudelle. Mikäli käräjäoikeuden käsittely kääntyy velkojan eduksi, seuraa velasta käräjäoikeuden määräys velalliselle suorittaa velkansa velkojalle. Prosessin seurauksena velalliselle lisätään maksuhäiriömerkintä.

Ulosotto

Kun asia on käsitelty oikeudessa, voi velkoja siirtää asian ulosottoon. Ulosottohakemuksen jälkeen ulosottomies käynnistää ulosottotoimet. Ensimmäisessä vaiheessa velalliselle lähetetään ilmoitus ulosoton kokonaissummasta, velallisen maksaessa tässä vaiheessa vaaditun summan, ei asiasta seuraa jatkotoimenpiteitä. Mikäli velallinen ei vieläkään suostu yhteistyöhön, siirrytään ulosotossa pakottaviin toimiin.

Asiakkaan riitauttama lasku

On myös mahdollista, että asiakas kiistää laskun, josta seuraa laskun riitautuminen. Laskun riitauttaminen voi tapahtua sekä ennen perintää, että perinnän jo alettua. Asian riitauttaminen keskeyttää perintäprosessin. Riitautuksessa asiakas ilmoittaa asiasta velkovalle yritykselle, riitautus on siis tuotava selkeästi ilmi. Asiakkaalle voi olla monia eri syitä laskun riitauttamiseen. Yleisiä riitauttamisperusteita ovat esimerkiksi tuotteen myöhässä saapunut toimitus tai laskun kohteena olleen tuotteen viallisuus. Mikäli kuitenkin asiakkaan riitauttamisperuste ei ole riittävä, perintää voidaan jatkaa.

Helpointa riitautetun laskun kanssa on päästä asiasta yhteisymmärrykseen asiakkaan kanssa, muulloin seurauksena on useimmiten pitkittyvä oikeusprosessi.

Ennaltaehkäise myöhästyneiden laskujen määrää

Edellä olemme käsitelleet tapahtumaketjua, joka seuraa, kun asiakas ei maksa laskuaan ajallaan. Vaikka erääntyneiden laskujen periminen harvemmin johtaa prosessiin, joka ulottuu lopulta ulosottoon asti, on yritykselle kaikkein helpointa, mikäli myöhästyneiden laskujen määrää voidaan mahdollisimman onnistuneesti ennaltaehkäistä. Seuraavassa käsittelemmekin keinoja, joilla yrittäjä voi ennaltaehkäistä asiakkaiden myöhästyneistä laskuista johtuvia kustannuksia. Esitellyt keinot painottuvat yritysten väliseen kaupankäyntiin, mutta ovat osittain sovellettavissa myös kuluttajakauppaan.

Asiakkaan taustan selvittäminen ennakkoon

Varsinkin suurempien asiakkaiden kohdalla, on hyvä ennen kaupanteon ja tilausten suorittamista tarkistaa ostavan yrityksen tausta ennakkoon. Yritysten taustan selvittämiseen on olemassa monia palveluita, jotka tuottavat tietoa Suomessa toimivien yritysten luottokelpoisuudesta. Tällaista luottotietopalvelua suomessa tarjoavat muun muassa Asiakastieto ja Bisnode.

Käteiskauppa

Yksinkertaisin tapa ehkäistä asiakkaiden maksujen myöhästymistä on tehdä kauppaa niin paljon käteiskauppana kuin mahdollista. Käteiskaupasta on kyse, kun asiakas maksaa tavaran tai palvelun suoraan saman yrityksen tilille, joko käteisenä tai yleisemmin korttimaksuna. Tällöin laskusaamiset eivät myöskään sido yrityksen pääomaa.

Ennakkomaksu

Kun kyse on suurista projekteista tai tuotteista, on syytä harkita ennakkomaksun pyytämistä asiakkaalta. Ennakkomaksun avulla yritys saa saman tien osan tilauksen hinnasta kassaansa, sekä mahdollisesti pitkittyvässä maksuprosessissa osa saamisista on turvattu ennakkoon.

Harkitse maksuajan pituus

Yrittäjän on hyvä harkita myös, minkä pituisia maksuaikoja myöntää asiakkailleen. Pitkät maksuajan pitävät pääomia kiinni pidempään ja yrityksen kassatilanne voi olla koetuksella. Pitkät maksuajat voivat myös johtaa helpommin lainan erääntymisiin, sekä totuttaa asiakkaan siihen, että yrityksen laskun maksamisella ei ole kiireitä. Kun yritys soveltaa lyhyempiä maksuaikoja, on lasku paremmin asiakkaan tuoreessa muistissa, yrityksen kassatilanne parempi, sekä yrityksen pääomat tehokkaammassa käytössä.

Laskutustapa

Laskutustavalla on tutkitusti merkittävä vaikutus, kuinka ajoissa asiakas maksaa laskunsa. Sähköpostilasku on laskumuotona kaikkein heikoin, mitä tulee ajallaan maksamiseen. Sähköpostilaskujen myöhästymisten syynä on usein laskun hukkuminen muiden sähköpostien joukkoon tai roskapostiin. Myös perinteisistä paperilaskuista myöhästyy noin neljännes, luotonhallintayhtiö Lindorffin mukaan. Kaikkein tehokkain laskutuksen muoto on nykyaikainen verkkolaskutus, joista Lindorffin mukaan myöhässä maksetaan vain noin 10 prosenttia.

Maksuvalvonnan ulkoistaminen

Maksuvalvonnan ulkoistaminen on myös yksi varteenotettava vaihtoehto, jolla on mahdollista pienentää myöhästyneiden laskujen määrää ja lyhentää maksuaikojen pituuksia. Kun maksuvalvonnasta vastaa siihen erikoistunut yritys, hoituu maksumuistutukset ja maksuvaatimukset ajallaan. Tällöin laskut eivät jää roikkumaan, vaan asiakkaan ennalta muistuttaminen ja tarvittaessa maksumuistutukset hoituvat ripeästi.

Erääntyneiden saatavien myyminen

Nykypäivänä yhdeksi suosituksi vaihtoehdoksi yrityksille on syntynyt myös erääntyneiden saatavien myynti. Erääntyneiden saatavien myynnissä yritys myy erääntyneet saatavansa toiselle yritykselle, joka jatkaa niiden perimistä asiakkaalta. Saatavista saatava hinta on tietty prosenttiosuus saatavien kokonaissummasta. Vaikka saatavista saatava summa on yritykselle alkuperäisiä saatavia pienempi, on se silti yritykselle usein harkinnan arvoista, koska sen avulla on mahdollista huomattavasti tehostaa kassan käyttöä, sekä vähentää yrityksen riskejä.

Erääntyneiden laskujen periminen, yhteenveto

Tilanne on aina yritykselle ja yrittäjälle vaikea, kun asiakas ei maksa laskuaan yritykselle ajallaan. Usein vapaamuotoinen muistutus asiakkaalle saattaa jo ratkaista tilanteen, koska laskun myöhästymisen syynä saattaa olla inhimillinen unohdus tai järjestelmävirhe. Kuitenkin voi olla tilanteita, joissa lasku etenee aina ulosottoon asti, josta syystä olemme käyneet kaikki prosessin vaiheet erääntyvän laskun osalta, aina laskun erääntymisestä, oikeuden päätökseen asti. Kaikista helpointa yritykselle kuitenkin on, mikäli asiakkaiden erääntyneitä laskuja on mahdollisimman vähän. Tämän vuoksi olemme käyneet myös tiettyjä vinkkejä läpi, joiden avulla yrityksen on mahdollista vähentää viivästyneitä saataviaan ja tehostaa kassaansa.