excel

Sådan laver du et regneark til at holde styr på dine udgifter

En af de største grunde til at virksomheder fejler, er mangel på penge. Hvad mange ikke forstår, er, at en virksomhed kan være profitabel og alligevel ikke have nogen penge.

Der er mange aspekter af pengestyring, der skal holdes styr på i en virksomhed, men en af de vigtigste udover indtægter, er udgifter. Mange virksomheder bruger meget mere, end de tror, ofte på ting, de ikke har brug for. Et regneark der holder styr på virksomhedens udgifter kan hjælpe dig med at holde øje med det du bruger. Hvilket gør at du kan tage kloge økonomiske beslutninger i din virksomhed.

Hvad er et udgiftsregneark og hvorfor er det vigtigt?

Et udgiftsregneark er nøjagtigt, hvad det lyder som; et regneark, som du bruger til at rapportere din forretnings udgifter. Det er ikke et budget. I stedet er det et sted at registrere alle de penge, der forlader din virksomhed.

Som allerede nævnt har mange virksomheder, store og små, ikke en god forståelse af de penge, de bruger i deres forretning. Et udgiftsregneark kan hjælpe dig med at:

  • Identificere lækager af penge. Betaler du yderligere gebyrer, fordi du ikke overholder en deadline, eller er dine regninger betalt for sent?
  • Finde fejl. Blev du dobbeltfaktureret eller faktureret for meget for noget?
  • Identificere udgifter, du kan reducere. Betaler du for ting, du ikke længere har brug for eller bruger?
  • Tag beslutninger om, hvad der er vigtigt i din virksomhed. Jo færre penge du bruger i din virksomhed, jo mere kan du beholde. Når du ser, hvor meget du bruger og på hvad, kan du beslutte, om udgiften er det værd, eller om du hellere vil spare pengene.
  • Gør skatteopgørelsen lettere. De fleste, hvis ikke alle, af dine udgifter kan være fradragsberettigede. At have et udgiftsregneark gør det let at organisere og beregne dine fradragsberettigede udgifter.

Sådan opretter ud et udgiftsregneark

Der er en række finansielle software, apps og værktøjer, der kan automatisere oprettelsen af dit udgiftsregneark. Dog gennemgås automatiske programmer ikke altid, og er i dette tilfælde er mindre nyttigt.

At lave din egen tracker er mere tid og arbejde, men det vil sikre, at du har en intim viden om dine penge, hvilket er afgørende for økonomisk succes.

Her er tip til at oprette dit eget udgiftsregneark

1. Beslut, hvilken regneark software du vil bruge.

Du kan bruge Excel, Google Spreadsheet eller ethvert andet regneark værktøj.

2. Saml de sidste 6-12 måneders udtog.

Dette hjælper dig med at beslutte, hvad du vil spore, samt få en god idé om, hvad du skal medtage i din udgiftssporing. Du har ikke nødvendigvis brug for numrene, bare de varer, du brugte penge på, som du sandsynligvis stadig betaler for i din virksomhed.

3. Bestem hvad du vil spore på hver udgift.

 I det mindste vil du spore det faktiske brugte beløb, men afhængigt af din virksomhed vil du måske spore ting som for hvilken klient udgiften er afholdt, detaljer om udgiften (dvs. størrelse og / eller leverandør) og alt andet, der kan hjælpe dig med at forstå, hvorfor du brugte pengene. Sæt disse i kolonneoverskrifterne øverst, såsom:

Vare | Beskrivelse | Omkostninger | Klient

Hvis du kun er interesseret i, hvor meget noget koster, kan du spore dine udgifter efter måned, hvor du lægger det, der blev brugt til hver vare den samme måned:

Vare | Januar | Februar | Marts osv.

4. Notér alle dine faste udgifter.

Dette er regelmæssige udgifter, der ikke ændrer beløb. For eksempel kan en tjeneste muligvis opkræve dig 100 kr. hver måned. Mange tjenester faktureres årligt eller kvartalsvis, så du placerer disse beløb i den måned, de er afholdt. Når du ser på dine tidligere udtog, skal du bemærke de regelmæssige betalinger, der altid er den samme pris. Eksempler på faste udgifter inkluderer:

  • Webhosting
  • Domæne fornyelse
  • E-mail-tjeneste
  • telefon
  • Internet

Andre tjenester såsom værktøjer til sociale medier, billedtjenester osv.

Medlemskaber eller abonnementer

Afhængigt af hvor mange faste udgifter du har, kan du måske liste dem under kategorier, såsom “Telefon”, “Marketing” osv.

5. Liste over almindelige variable udgifter.

Dette er udgifter, der varierer i pris. For eksempel, hvis du har lydtjenester, der svinger i pris baseret på den båndbredde, du bruger. Eksempler på variable udgifter kan omfatte:

  • Outsourcede tjenester (fx. virtuel assistent eller webdesigner)
  • Gebyrer baseret på brug (fx. båndbredde)
  • Forsyninger (kontorartikler eller materialer til at fremstille dit produkt)
  • Marketingmateriale (fx. visitkort)
  • Porto og forsendelsesmateriale
  • Uddannelse

Disse er anført lodret i rækken celler. Da de er variable, kan det være en god idé at anføre dem under fast indkomstudgifter.

Da du vil have en nøjagtig oversigt over, hvor dine penge går hen, vil du muligvis opdele hver udgift efter leverandør og ikke kategori. For eksempel i stedet for “indkøb”, hvor du lægger dine samlede udgifter til kontorbutikken i en celle, kan du muligvis opdele dine indkøb i underkategorier, så du kan spore ting som den mængde papir eller blæk, du bruger.

6. Sæt et regelmæssigt tidspunkt til indtastning af dine data

Dette er tidskrævende, men igen vil det sikre dig, at du har styr på, hvad der faktisk bliver brugt, samt sikre dig, at du finder fejl.

Hvis du ikke ønsker at manuelt indtaste dine data, har din bank sandsynligvis en funktion, hvor du kan downloade dem i en CSV eller en variant af Excel-format; Dette leverer dog alle individuelle udgifter og svarer ikke til det, du har oprettet ovenfor, så du bliver nødt til at tilpasse for at organisere det. For eksempel, hvis du har to betalinger om måneden til din virtuelle assistent, har din downloadede fil to separate betalinger, men i din sporing vil du muligvis have en samlet pris.

Hvis du bruger en økonomisk software, kan du downloade dine udgifter direkte eller som et regneark fil fra din bank. Igen skal du muligvis tilpasse det, så det passer til det, du prøver at spore.

7. Brug formler til at gøre matematikken

Mens store udgifter kan ramme en virksomhed hårdt, kæmper virksomheder i mange tilfælde på grund af kroner og ører. En masse små udgifter kan tilføje op til at bruge for meget. For at finde ud af, hvor meget du bruger, skal du samle alle dine udgifter.

Hvis du bruger Excel, skal du vælge cellen ud for de numre, du vil tilføje, klikke på Autosum på fanen Hjem, trykke på Enter.

For eksempel, hvis du vil vide dine samlede udgifter i januar, skal du vælge cellen under det sidste nummer, du indtastede i januar, klikke på AutoSum og trykke på Enter. Hvis du vil vide, hvor meget du brugte over tid på en enkelt udgift (dvs. telefon), skal du vælge cellen til højre for den sidste telefonomkostning, du indtastede, klikke på AutoSum og trykke på enter.

Hvis du bruger Google Sheets, skal du åbne dit regneark, fremhæve de celler, du vil tilføje, og derefter klikke på Sum: Total ved siden af Explore. Du kan også beregne gennemsnit, minimum og maksimum.

Hvis du bruger finansiel software, vil det sandsynligvis automatisk stemme disse tal for dig.

8. Analysér dine udgifter

Betaler du for to tjenester, der kan opfyldes gennem en? Bruger du det medlemskab, du betaler månedligt for? Vidste du, at du bruger så meget på printerblæk?

Hvis du ser på dine udgifter i et enkelt regneark, kommer du frem, hvor meget du virkelig bruger i din virksomhed (og måske svar på, hvorfor du ikke har så mange penge som du troede), samt identificerer områder, som du kan klippe eller spare.