Sådan kan din virksomhed modtage betalinger hurtigere

Enhver virksomhed – stor, lille eller mikro – kæmper, i det mindste lejlighedsvis, med udfordringen om at modtage betalinger til tiden. Mens større virksomheder let kan overleve et par forsinkede betalinger, kan forsinkelser for små virksomheder være forskellen mellem at bestille ny beholdning og at have tomme hylder.

6 tips til hvad du kan gøre for at modtage betalinger hurtigere.

1. Brug et professionelt design

Udseende tæller i alle aspekter af at drive en virksomhed, herunder dine fakturaer. Hvis dine fakturaer ser sjuskede og uprofessionelle ud, tager klienter dig ikke alvorligt. Dine fakturaer kan hurtigt ende i bunden af ​​bunken. Med nutidens teknologi er der ingen undskyldning for dette. Kig efter et rent design med plads til dit logo og relevante oplysninger.

2. Brug velkendt sprog

Hvad er det første, klienter ser efter, når de modtager en faktura? De vil vide, hvad de faktureres for. Hvis det på nogen måde er uklart, kan du være sikker på, at fakturaen ender i bunken til senere behandling. Sørg for, at beskrivelsen bruger det ord, du diskuterede, når du foretog salget. For eksempel, hvis du diskuterede “grafik til en feriekampagne”, skal du ikke skrive “grafiske designtjenester”. En vag beskrivelse skaber behovet for en opfølgning. Jo mere specifik du kan være i beskrivelsen, jo hurtigere behandles dine fakturaer.

3. Hav styr på detaljerne

Den person du snakkede med under salgsprocessen, er sandsynligvis ikke den samme person, der modtager fakturaen. Hvis du husker dette, forstår du, hvor vigtigt det er at være tydelig på detaljerne i din faktura. Ikke kun skal du sørge for, at personens navn er stavet korrekt, men du skal også sørge for at inkludere:

• Datoen, hvor fakturaen er udstedt
• Den korrekte klientadresse, telefonnr. og e-mail
• Din virksomheds adresse, telefonnr. og e-mail (ikke bare de generelle kontaktoplysninger, men hvem de skal ringe til om fakturaspørgsmål)
• Indkøbsordrenummeret (hvis det findes)
• Faktura forfaldsdato
• Vilkår
• Hvilken form for betaling du accepterer (for eksempel PayPal, Bankoverførsel, MobilePay osv.)
• Rabat ved tidlig betaling (hvis nogen)

Det er også en god ide at finde ud af – inden du sender en regning – om der er andre oplysninger, der skal medtages på fakturaen for at sikre, at der ikke er nogen forsinkelser.

4. Send fakturaer med det samme

Det er afgørende at sende fakturaer, så snart tjenesterne eller produktleveringen finder sted. At sende fakturaer sent sender beskeden om, at du ikke har travlt med at modtage betaling. Hvis du har at gøre med en gentagen klient, skal du finde ud af, hvornår de foretrækker at blive faktureret (for eksempel i slutningen af ​​måneden? Midt i måneden?) og sende din faktura den nøjagtige dag.

Jo hurtigere du fakturerer, jo hurtigere får du betaling. Nogle kunder foretrækker muligvis at betale i rater. Hvis det er vilkår, du har accepteret, skal du sørge for at finde ud af på forhånd, hvilke datoer hver faktura skal sendes.

5. Automatiser processen

En anden sikker måde at få betalt hurtigere er at automatisere din faktureringsproces. Ifølge Bill.com bliver virksomheder, der automatiserer deres fakturaer, betalt dobbelt så hurtigt. Det er let at forstå hvorfor. Som vi lige har gennemgået, er det vigtigt at fakturere kunder straks. Hvis du stadig bruger en manuel proces, kan ting let falde imellem revnerne. Nogen skal arkivere fakturaen, notere den dato, den skal sendes, finde fakturaen og sende den.

Hvis du bruger en automatiseret proces, kan du nemt planlægge, hvornår fakturaen skal sendes – og oprette tilbagevendende regninger til dine almindelige kunder.

Ved at reducere chancerne for menneskelige fejl og fjerne tidskrævende faktureringsprocedurer hjælper automatisering af din faktureringsproces dig også med bedre at styre din pengestrøm.

6. Brug et cloud-baseret system

På nuværende tidspunkt forstår de fleste små virksomheder fordelene ved cloud-baserede tjenester. Så længe du har en internetforbindelse, kan du få arbejdet gjort.

At være i stand til at oprette forbindelse til skyen til økonomiske opgaver er meget vigtig for små virksomheder. Hvis fakturaer skal gennemgås eller ændres, inden de sendes, kan den administrerende direktør eller CEO se på dem i skyen og foretage de nødvendige justeringer. Eller de kan slå op, hvis betalingerne er for sent, eller hvornår de forfalder.