Yrittäjän kirjanpito
Olennainen osa jokaisen yrityksen liiketoimintaa on kirjanpidosta huolehtiminen. Virheellinen kirjanpito voi tulla kalliiksi, jos asiat on kirjattu väärin. Esimerkiksi arvonlisäverovelvollisen yrityksen tai toiminimiyrittäjän arvonlisävero kulloiseltakin verokaudelta perustuu kirjanpidosta saataviin lukuihin. Jos lukujen havaitaan olevan väärät, voi siitä seurata isoja vaikeuksia.
Kirjauksia ja tositteita ei kannata kirjanpidosta unohtaa ja onkin tärkeää, että yrityksen kirjanpito on hyvin hoidettua. Tässä artikkelissa kerromme tarkemmin, mitä yrityksen kirjanpito on ja miten sen voi hoitaa mallikkaasti.
Mikä on kirjanpito
Kirjanpito on yksinkertaisuudessaan yrityksen rahaliikenteen ja maksutapahtumien seurantaa. Kirjanpito on sääntömääräinen järjestelmä, jossa yrityksen kaikki tapahtumat, esimerkiksi ostot ja myynnit, kirjataan ylös.
Kirjanpidon kautta saadaan tilinpäätös, tuloslaskelma ja taseet, joiden kautta voidaan puolestaan analysoida yrityksen liiketoiminnan onnistumista (tai epäonnistumista). Kirjanpidon kautta saatavat luvut kertovat siis esimerkiksi yrityksen vakavaraisuudesta ja tuloksentekokyvystä.
Luvut ovat myös pohja yrityksen tulevaisuuden tarkasteluun. Kirjanpidon kautta pystytään tekemään yrityksen tulevaisuutta ennustavia lukuja, kuten kassavirtalaskelmia ja seuraavan tilikauden budjetteja. Lukujen avulla pystytään myös arvioimaan tiettyjen yritystoiminnan osa-alueiden kannattavuutta ja parhaiten tuottavia asiakkuuksia.
Yrityksen oman toimijoiden lisäksi kirjanpidosta saatavien laskelmien avulla myös muut voivat tarkastella, millaista yrityksen toiminta on ollut. Osakeyhtiöt ovat velvollisia toimittamaan tilinpäätöstiedot kaikkien saataville Kaupparekisteriin ja julkiset pörssinoteeratut osakeyhtiöt puolestaan kaikille sijoittajille avoimiksi.
Toiminimi, kommandiittiyhtiö ja avoin yhtiö eivät joudu ilmoittamaan tietojaan rekistereihin, mutta niilläkin täyttyy kuitenkin olla kirjanpito hoidettuna.
Kirjanpito perustuu tositteisiin
Kirjanpito ei suinkaan toimi niin, että laskeskelet tilitapahtumiasi Exceliin ja olet kuukauden päätteeksi tyytyväinen suoritukseesi. Jokaista kirjanpidossa esiintyvää tapahtumaa kohden täytyy olla tosite (eli kuitti tai vastaava), mistä ilmenee, mistä yritykselle tuleva raha on tullut tai mihin yritykseltä lähtenyt raha on mennyt.
Jos siis hankit yrityksellesi uuden tietokoneen, tulee siitä olla tosite tallessa, eli esimerkiksi ostokuitti. Tositteesta pitää käydä ilmi ostotapahtumassa siirtynyt rahamäärä, arvonlisäveron määrä (jos on) ja aika, jolloin ostotapahtuma on suoritettu. Luonnollisesti pitää käydä myös ilmi, mitä on ostettu ja keneltä (tai miltä yritykseltä) se on ostettu.
Tapahtumat tehdään kirjanpitoon aina aikajärjestyksessä ja käteistapahtumista voi pitää esimerkiksi allekirjoituksella kuitattavaa käteiskassakirjanpitoa, joka pitää laskea joka päivä. Tapahtumat tulee kirjata kirjanpitoon viimeistään neljän kuukauden kuluessa tapahtumasta. Neljän kuukauden aikaraja koskee myös tilinpäätöksen tekemistä tilikauden päättymisen jälkeen.
Kannattaa muistaa, että verokaudelta maksettava arvonlisävero perustuu kerättyjen arvonlisäverojen lisäksi maksettuun arvonlisäveroon. Näin ollen hankinta oikeuttaa vähentämään hankinnasta maksamasi arvonlisäveron määrän keräämistäsi arvonlisäveroista, mutta vain siinä tapauksessa, että tositteet ovat asianmukaiset.
Tilikauden tositteita ei saa myöskään heittää pois sen jälkeen, kun kirjanpito tilikaudelta on valmis ja tilinpäätös tehty. Suomessa tilikausien tositteita tulee säilyttää vähintään kuuden vuoden ajan siitä, kun tilikausi on päättynyt. Tase ja muut kirjanpidolliset lappuset tulee sen sijaan pystyä kaivaa vielä kymmenenkin vuoden jälkeen, jos joku niitä kyselee.
Kirjanpitovelvollisuus – osakeyhtiö & toiminimi
Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia, jotka harjoittavat liike- tai ammatinharjoittamistoimintaa. Kirjanpitovelvollisuuden määrittää kirjanpitolain 1. luvun 1 §. Kaikki yrittäjät ja ammatinharjoittajat ovat siis lain mukaan velvollisia pitämään kirjaa omasta liiketoiminnastaan liiketapahtumien, eli esimerkiksi ostojen ja menojen osalta. Ei ole siis väliä, onko yritysmuoto osakeyhtiö vai toiminimi, kirjanpito tulee joka tapauksessa hoitaa.
Kannattaa muistaa, että myös yhdistykset ovat aina kirjanpitovelvollisia, eikä tässä ole lain mukaan poikkeuksia esimerkiksi pienien yhdistyksien kohdalla. Toki pienen yhdistyksen ollessa kyseessä, riittää siihen yhdenkertainen kirjanpito.
Yhdenkertainen kirjanpito
Yrityksen kirjanpito voidaan tiettyjen edellytysten täyttyessä pitää myös yhdenkertaisena. Laissa määritellään, että yhdenkertaista kirjanpitoa voi pitää, mikäli korkeintaan yksi seuraavista kolmesta kriteeristä täytyy tilikauden aikana:
- Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
- Liikevaihto tai tuotto ylittää 200 000 euroa
- Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä
Jos edellä mainituista luvuista siis vähintään kaksi ylittyy, on yritys tai elinkeinoharjoittaja tässä tilanteessa velvollinen tekemään kahdenkertaisen kirjanpidon.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikausi tulee olla kalenterivuosi ja se tulee oikaista suoriteperusteiseksi verotusta varten, vaikka arvonlisävero tilitettäisiin maksuperusteisesti. Ostovelat ja myyntisaamiset tulee olla myös jatkuvasti selvitettävissä niin tarvittaessa.
Yhdenkertaista kirjanpitoa tekevien pienten yritysten ei tarvitse välttämättä murehtia myöskään tilinpäätöksestä. Tilinpäätös pitää tehdä vasta siinä vaiheessa, kun kahdella perättäisellä tilikaudella taseen loppusumma on vähintään 350 000 euroa, liikevaihto yli 700 000 euroa tai tilikauden aikana palveluksessa on ollut keskimäärin 10 henkilöä.
Yhdenkertainen kirjanpito käytännössä
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan yrityksen tulot, menot, korot ja verot. Kirjanpidon voi tehdä kirjanpitoa varten luoduille tileille, jotka voivat yksinkertaisuudessaan olla esimerkiksi myyntitulot, ostot, muu kulut, henkilöstökulut, korot ja ennakkoverot.
Jos pienyritystä ei koske arvonlisäverovelvollisuus, voi kirjanpidon hoitaa yksinkertaisesti niin, että kirjaa ja laskee allekkain myyntitulot, muut yrityksen tulot, ostot, muut liiketoiminnan kulut, henkilöstökulut (tai eläkekulut, kuten YEL) ja ennakkoverot esimerkiksi kuukausi kohtaisesti ja asia on tällä selvä. Tällöin myöskään maksettua arvonlisäveron määrää ei voi vähentää kerätyistä arvonlisäveroista, eli yrittäjä maksaa myös arvonlisäveron hankinnastaan esimerkiksi hankinnasta maksetun summan kokonaisuudessaan.
Arvonlisäverovelvollisella merkinnät muuttuvat hieman, sillä tällöin ostojen ja myyntien arvonlisävero tulee ottaa huomioon muiden merkintöjen lisäksi. Käytännössä jokaiselle arvonlisäverokannalle tehtäville myynneille ja ostoille tulee tässä tilanteessa olla omat myynti- ja ostotilit. Kannattaa huomioida, että esimerkiksi laskutettu summa merkitään aina kokonaisuudessaan (arvonlisävero mukaan lukien) kirjanpitoon ja siitä erotetaan arvonlisävero erikseen omaan laskelmaansa.
Maksuperusteinen kirjanpito ja suoriteperusteinen kirjanpito
Ylivoimaisesti suosituin tapa kirjanpitoon on suoriteperusteinen kirjanpito, jossa yrityksen tapahtumat kirjataan tapahtuneeksi silloin, kun palvelu tai tavara vaihtaa omistajaa. Tämä vaikuttaa liiketoimintaan erityisesti silloin, kun yritys on arvonlisäverovelvollinen. Käytännössä alv-velka syntyy siinä vaiheessa, kun lasku lähtee ja sen joutuu maksamaan verokautta seuraavan kuukauden 12. päivä huolimatta siitä, onko asiakas maksanut laskun vai ei.
Maksuperusteisessa kirjanpidossa tapahtuma kirjataan vasta siinä vaiheessa, kun laskusta on saapunut maksu yrityksen tilille ja siten alv tulee maksettavaksi vasta, kun tilille on tullut raha, johon vero kohdistuu. Sama pätee myös ostolaskuihin: alv-hyöty tulee käyttöön kokonaisuudessaan vasta, kun ostolasku on maksettu.
Maksuperusteista kirjanpitoa harjoittavat pienemmät yritykset ja elinkeinoharjoittajat. Mikäli yrityksen liikevaihto on alle 500 000 euroa, voi yritys tehdä kirjanpitonsa maksuperusteisesti. Tällä vaihtoehdolla etenkin pieni yritys saa pelivaraa kassaansa, jos maksuja ei kuulukaan ajallaan, mikä on valitettavan yleistä yritysmaailmassa. Rahaa ei siis tarvitse varata kassaan sellaista arvonlisäveroa varten, josta ei maksua ole vielä tullut.
Yhdenkertainen kirjanpito pohja / malli
Yhdenkertaiseen kirjanpitoon ei ole laissa säädetty tarkkaa muotoa, miten se tulee tehdä, vaan se on vapaamuotoinen siinä määrin, että kaikki lakisääteiset asiat käyvät siitä ilmi. Yhdenkertaisen kirjanpidon yrittäjä voi tehdä siis itsekin helposti esimerkiksi Exceliin tai muuhun taulukkolaskentaohjelmaan. Riittää, että kirjanpidosta ilmenevät menot, tulot, rahoituserät, ostovelat, myyntisaamiset ja verot.
Verkosta löytyy useita hyviä pohjia ja malleja, mikäli yrittäjä haluaa hoitaa kirjanpitonsa itse. Esimerkiksi Isolta tarjoaa hyvän pohjan Excel-, Google Sheets – ja Open Office -muodoissa.
Kahdenkertainen kirjanpito
Kahdenkertainen kirjanpito on huomattavasti monimutkaisempaa kuin yhdenkertainen kirjanpito, ja viimeistään tässä vaiheessa kannattaa hankkia ammattilainen tekemään kirjanpitoa, ettei yrittäjän arvokas työaika kulu kirjausten tekemiseen.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa merkinnät tehdään aina kahdelle tilille kirjanpidossa, eli yksi merkitä ei enää riitä. Kirjaus näkyy siis kahdessa paikkaa. Esimerkkitilanteessa kirjaus voisi mennä näin:
”Yritys ostaa toimintaansa varten uuden tietokoneen, eli tekee kalustohankinnan. Yritys maksaa tietokoneen suoraan tililtään ja näin ollen yrityksen pankkitililtä lähtee rahaa, joka on ensimmäinen kirjaus (esimerkiksi kirjanpidolliselle tilille nimeltä pankkitili). Tietokone puolestaan maksaa jotain, joten se kasvattaa tuloslaskelmalla kalustohankintojen tiliä.”
”Jos taas yritys ostaa tietokoneen laskulla, se kasvattaa ensin taseessa ostovelkoja ja kalustotiliä. Kun lasku maksetaan, ostoveloista lähtee tietokonetta vastaava summa pois ja samaan aikaan myös pankkitilin saldo pienenee (myös kirjanpidossa).”
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tilejä on huomattavasti enemmän kuin yksinkertaisessa kirjanpidossa, ja jokaiselle tilille on kahdenkertaisessa kirjanpidossa siis debet ja kredit puolet. Yksinkertaisesti muotoiltuna tilin debet puoli on se, joka lisää rahaa kyseiselle tilille ja kredit puoli puolestaan se, jolta raha lähtee tililtä pois.
Mitä maksaa kirjanpito / kirjanpito hinta
Kirjanpidon hinnat lasketaan yleensä tositekohtaisesti. Mitä enemmän asiakasyrityksellä on siis tilillään tapahtumia ja niistä syntyviä tositteita (eli vientejä), sen enemmän myös kirjanpitolasku tulee olemaan, koska silloin kirjanpidossa on enemmän merkittävää. Kirjanpito ei silti välttämättä ole äärimmäisen kallista, ja tuskin yritys joutuu yrityslainaa sitä varten ottamaan.
Kirjanpidosta voidaan laskuttaa myös kuukausikohtaisesti, joka voi olla hyvä ratkaisu esimerkiksi isommille yrityksille. Jotkut kirjanpitäjät laskuttavat palveluistaan myös tuntikohtaisesti, eli sen mukaan, miten kauan aikaa kirjanpidon tekemiseen menee. Tämä voi olla isojen tositekasojen kanssa painiessa hyvä asiakkaan kannalta.
Joskus hinta voi muodostua myös osan tai näiden kaikkien hinnoittelumallien yhdistelmistä. Lisäksi kirjanpitäjä voi laskuttaa konsultoinnista, jos soitat hänelle esimerkiksi kysyäksesi jotain liittyen veroasioihisi. Myös tilinpäätöksen tai veroilmoituksen tekemisestä laskutetaan pääsääntöisesti aina erikseen, ellei se sisälly esimerkiksi sovittuun kuukausihintaan.
Voit laskea kirjanpidon hintaa usein sillä, että teet itse asianmukaisesti kaikki tositteisiin liittyvät toimet. Kun viet valmiin selkeän nivaskan tositteita kirjanpitäjällesi, helpottuu hänen työnsä, eikä hänen tarvitse käyttää tulkintaan aikaa ja soitella tositteista erikseen yritykselle.
Kuinka tehdä itse kirjanpito
Kirjanpidon voi hoitaa myös itse ja verkosta löytyy runsaasti esimerkkejä ja pohjia, joiden avulla pääsee kirjanpidossa vauhtiin. Vastaavasti yrittäjä voi hankkia itselleen ohjelmiston, jolla seurata yrityksensä taloutta, ja joka hoitaa samalla yrityksen kirjanpitoa. Pienyrittäjä tai sivutoiminen yrittäjä, jolle ei tule vuodessa kovin paljon tositteita ja kirjauksia, voi hoitaa kirjanpidon helposti myös itse, eikä se vie arvokasta yrittäjän aikaa kovin paljon.
Jos kuitenkin yrityksen luonne on esimerkiksi ravintola tai jonkinlainen puoti, jossa kuukaudessa voi tulla satoja kirjauksia, kannattaa kirjanpito ulkoistaa sitä harjoittavalle taholle. Muuten kuluttaisit yrittäjänä päivittäin huomattavan määrän aikaa erilaisiin kirjanpidollisiin toimiin.
Jos kirjanpito tulee suorittaa kaksinkertaisena, etenkin tässä vaiheessa kirjanpito kannattaa ulkoistaa. Kaksinkertainen kirjanpito lisää työvaihteita ja työmäärä kirjanpidossa huomattavasti, ja virheiden teon riski kasvaa suuremmaksi kuin yksinkertaisessa kirjanpidossa. Muista, että kirjanpito tulee olla eksakti, sillä sen hoitaminen väärin voi tulla todella kalliiksi esimerkiksi jäljistä mätkäistävien veroseuraamusten muodossa.
Kirjanpito ohjelmat
Etenkin itsekseen kirjanpitoa tekevän yrittäjän arkea helpottavat nykyään kirjanpito-ohjelmat, jotka ovat melko pitkälle automatisoituja. Usein siis riittää, että yrittäjä syöttää tapahtuman kirjanpito-ohjelmaansa, ja ohjelma löytää tapahtumalle oikeat kirjanpidolliset tilit ja muodostaa tämän tiedon perusteella tarvittavia dokumentit, kuten tuloslaskelman ja taseen.
Netistä on vuosien varrella löytynyt joitain ilmaisiakin kirjanpito-ohjelmia, mutta niiden versiot ovat jo vanhentuneet ja toisaalta ne ovat jääneet ajastaan jälkeen. Jos haluaa maksuttoman kirjanpidon, kannattaa siihen käyttää esimerkiksi Exceliä.
Melko edullisia kirjanpito-ohjelmia erityisesti pienemmille yrityksille ovat Merit Aktiva, ALVin, SimplBooks ja Ukko Pro. Jos toimit kevytyrittäjänä esimerkiksi OP:n kautta, tällöin kirjanpito yleensä sisältyy suoraan kevytyrittämisen kuukausihintaan, joka otetaan yleensä tiettynä prosenttina kuukausittain toteutuneesta tuloksesta.
Hieman isomman yrityksen kannattaa hankkia esimerkiksi Netvisor tai muu kehittyneempi kirjanpito-ohjelma, jossa isompienkin kokonaisuuksien pyörittäminen on helpompaa ja hyvin automatisoitua. CrediNordin kautta on mahdollsta hakea rahoitusta yritykselle moneen käyttötarkoitukseen, esimerkiksi kirjanpidon toteuttamiseen.
