Monille meistä kassavirta ja kassavirtaennuste ovat yritysmaailmasta tuttuja termejä. Mitä noilla termeillä oikeasti tarkoitetaan ja onko niihin mahdollista vaikuttaa itse jotenkin?
Mitä niiden avulla voidaan tulkita yrityksen maksukyvystä ja luottokelpoisuudesta ja mikä niiden merkitys on yritysrahoitusta ajatellen? Seuraavassa tutustumme termeihin hieman tarkemmin.
Kassavirta
Yrityksen kassavirralla tarkoitetaan kirjaimellisesti kaikkea sitä rahaliikennettä, joka virtaa sen tilien ja käteiskassojen läpi. Se käsittää sekä sisään tulevan rahaliikenteen eli tulot, ja yrityksestä ulospäin ohjautuvat rahaliikenteen eli menot.
Ajantasainen kassavirta kertoo siten yrityksen juuri tämänhetkisen maksuvalmiuden eli likviditeetin. Toisin sanoen sen, paljonko yrityksellä on käytössään rahaa käteisvaroina esimerkiksi palkkojen, toimitilakulujen, laskujen, lainanlyhennysten ja muiden menojen maksamiseen.
Positiivinen ja negatiivinen kassavirta
Kassavirta voi olla joko positiivinen tai negatiivinen. Positiivinen kassavirta tarkoittaa, että yrityksen rahavarat ovat kasvamassa, joka puolestaan mahdollistaa esimerkiksi uusien investointien tekemisen, lainojen takaisin maksamisen tai osinkojen maksamisen yrityksen osakkaille. Negatiivinen kassavirta puolestaan paljastaa, että yrityksen rahavarat ovat vähenemään päin.
Jotta liiketoiminta olisi kannattavaa, tulee yrityksen aina pyrkiä positiiviseen kassavirtaan. Tällöin yrityksen tulot ovat suuremmat kuin sen menot, ja yritys pystyy huolehtimaan maksuistaan. Kassavirran kääntyessä negatiiviseksi velkojen määrä kasvaa ja uuden lainan saaminen vaikeutuu. Pahimmassa tapauksessa edessä voi olla koko yritystoiminnan lakkaaminen. Yritysrahoitusta tarjoavat rahoituslaitokset katsovatkin yleensä tarkkaan miten yrityksen kassavirta on kehittynyt.
Kassavirran kautta johtaminen
Kassavirtaa kannattaa seurata jatkuvasti, se on yrityksen toiminnan ja arjen pyörittämisen kannalta suorastaan olennainen asia. Kassavirran kautta johtamisella tarkoitetaan sitä, että yrityksen johto seuraa kaiken aikaa tarkasti yrityksen rahan käyttöä ja sitä, kuinka paljon rahaa kulloinkin on käytettävissä. Mikäli seurantaa ei tapahdu, voi edessä olla äkillinen rahojen loppuminen.
Erityisen tärkeää kassavirran jatkuva seuraaminen on aloilla, jossa yrityksen tulot vaihtelevat suuresti esimerkiksi alan kausiluonteisuuden vuoksi.
Tuolloin pitää osata ennakoida jo hyvissä ajoin niitä aikoja, jolloin tuloja ei ole, tai ne ovat aivan minimissä. Erityisesti tällaisissa tapauksissa korostuu se, että pelkkä kassavirran seuraaminen ei riitä, vaan sitä on myös osattava ennustaa ajoissa ja riittävän pitkälle.
Kassavirran ennustaminen
Kassavirran ennustaminen auttaa yritystä katsomaan pidemmälle tulevaisuuteen. Etenkin suuremmissa yrityksissä kassavirtaennuste on yksi yrityksen johtamisen keskeisimpiä työkaluja, mutta sen käyttäminen on varsin hyödyllistä myös pienemmän mittakaavan yrityksissä.
Ennusteen avulla voidaan arvioida yrityksen tulevaa rahatilannetta esimerkiksi viikon, kuukauden tai vuoden päähän. On toki hyvä muistaa, että mitä pidemmälle ennustetta laaditaan, sen epävarmemmaksi se myös samalla käy.
Kun tulevien menojen ja tulojen ajankohdat voidaan ennakoida, on yrittäjällä varmuus siitä, että pankkitilillä olevat rahat riittävät kuukausittaiseen palkanmaksuun tai lainanlyhennyksiin näiden eräpäivinä. Myös tulevat notkahdukset kassavirrassa pystytään ennakoimaan, ja niihin ehditään varautumaan hyvissä ajoin, esimerkiksi hankkimalla yrityslainaa tilapäiseen kassavajeeseen.
Laatiessaan kassavirtaennustetta kannattaa yrittäjän käyttää apunaan aiempien kuukausien ja vuosien vastaavia ajankohtia. Näin pystytään ennakoimaan mahdolliset kausiluontoiset hiljaiset kaudet ja huippuhetket, ja varmistamaan, että rahat riittävät pakollisiin maksuihin myös hiljaisempina kausina.
Voiko kassavirtaa hallita?
Hallitaksesi kassavirtaa voit käyttää apunasi monenlaisia olemassa olevia työkaluja. Monet taloushallinnon ohjelmat tekevät jatkuvaa kassavirran ennustamista automaattisesti.
Pienen yrittäjän ei toki kannata kalliisiin ohjelmiin rahojaan tuhlata, sillä ihan perinteisellä Excelillä pääsee myös pitkälle. Pääasia on, että jonkinlaista seurantaa tekee. Seuraavassa hieman vinkkejä, millaisilla keinoilla voit vaikuttaa yrityksesi kassavirran hallintaan.
Älä jää odottelemaan saataviasi
Yksi ensisijaisista keinoista kassavirtasi parempaan hallintaan on huolehtia siitä, että myyntilaskut tulevat tehdyiksi ajallaan, ja että asiakkailta tulevat maksusaatavat ovat ajoissa yrityksen tilillä. Mikäli asiakkaille opettaa, ettei maksamisella ole kiire, ei rahoja todennäköisesti myöskään näy eräpäivään mennessä tilillä. Huolehdi siis, että saatavat tulevat ajoissa maksetuiksi.
Mikäli maksua ei ole eräpäivään mennessä maksettu, ei sitä kannata jäädä odottelemaan, vaan maksumuistutus on hyvä lähettää pikimmiten.
Maksusaatavien siirtäminen perintään on kallista lystiä, sen sijaan kannattaa harkita laskujen ostopalveluita, jotka auttavat muuttamaan myyntilaskut nopeasti käteiseksi. Akuutissa tilanteessa kassavajetta voi myös paikata lyhytaikaisella yrityslainalla, jotta maksuvaikeuksia ei pääse syntymään.
Pienennä menojasi aina kun voit
Varsinkin pienyrittäjän kannattaa miettiä tarkkaan, milloin investoinnit uusiin laitteisiin tai kalustoon ovat aiheellisia.
Onko tarpeen ostaa kaikkea uutena, vai voisiko käytettynä löytää ihan yhtä hyviä edullisemmin? Kun tietokone alkaa takkuilemaan, voi sen huoltamalla saada vielä täyteen terään, sen sijaan, että alkaisi heti katselemaan uutta konetta tilalle, Pienetkin säästöt muodostavat pidemmällä aikavälillä ihan kivasti plussaa tilille.
Pyri pitämään tililläsi puskuria vaikeiden aikojen varalle
Kun yrittäjällä menee hyvin, tulee voittoja helposti investoitua esimerkiksi uusiin laitteisiin. Yritä kuitenkin myös tuolloin muistaa, että vaikeitakin aikoja on vielä väistämättä edessä.
Tilillä kannattaisikin pyrkiä pitämään aina pientä rahallista puskuria noiden aikojen varalle. Esimerkiksi parin kuukauden tuloja vastaava summa auttaa kummasti, kun myynti on hiljaista ja rahaliikenne yrityksen suuntaan tyrehtyy.
Neuvottele lainasi uusiksi
Yritykselläsi saattaa olla useita pienempiä lainoja ja osamaksuja, joita maksetaan kuukausittain päällekkäin. Samalla maksetaan myös moninkertaisesti lainan korot ja muut lainakustannukset, Yksi varteenotettava vaihtoehto, jolla voit säästää selvää rahaa, on yhdistää lainat uusiksi yhden ainoan yrityslainan alle.
Tällä tavoin velan määrä ei tietenkään pienene, mutta koska hoidat jatkossa vain yhden lainan korot, voit säästää kuukausitasolla suurenkin summan rahaa, nykyisten lainojesi määrästä ja lainaehdoista riippuen. Jatkossa voit säästää vapautuneen rahan vaikkapa omaan puskurirahastoosi.
Aloittelevien yritysten ongelmat kassavirran hallinnassa
Kun yritys vasta aloittelemassa toimintaansa, sen suurimpia vaikeuksia on juuri kassavirran hallinta. Kuluja on paljon, mutta asiakkaita ja myyntiä ei välttämättä ole vielä juuri lainkaan. Rahaa siis juoksee yrityksestä ulospäin, mutta ei tule juurikaan sisään.
Tässä vaiheessa kannattaa pyrkiä välttämään kaikkia turhia investointeja, ja käyttää rahojaan maltillisesti.
Toimintansa alkutaipaleella olevalle yritykselle voi myös olla elintärkeää saada itselleen yrityslainaa, jolla se pystyy väliaikaisesti paikkaamaan kassavajettaan. Lainan avulla voidaan estää maksuvaikeuksien syntyminen ja kääntää yrityksen kassavirta positiiviseen suuntaan.
Kassavirran ennustettavuuden haasteet
Varsinkin aloittelevien yritysten kohdalla kassavirran ennustamisesta tekee haasteellista se, ettei yrityksellä vielä ole pidemmälle historiaan yltävää dataa myynneistään. Tässä vaiheessa yrittäjä voikin joutua turvautumaan myyntiennusteisiin, jotka pohjautuvat esimerkiksi kilpailevien yritysten myynteihin vastaavana ajanjaksona.
Myytävästä tuotteesta tai palvelusta riippuen voidaan myös rakentaa jonkinlaista ennustetta myynnistä, pohjautuen esimerkiksi myyntipaikkaan (kivajalka vai nettikauppa), asiakaskuntaan ja heidän demografisiin tietoihinsa.
Yllättävät pakolliset hankintamenot, samoin kuin asiakkaiden odottamaton ostokäyttäytyminen vaikuttavat myös omalta osaltaan kassavirran ennustettavuuteen. Toki suurempiakin yllätyksiä voi kohdalle osua, esimerkiksi itsestä riippumattomat katkokset tavarantoimituksessa voivat laittaa hyvinkin laaditut ennusteet yllättäen aivan uusiksi.
Apua on saatavilla myös odottamattomina aikoina
Mikäli odottamattomat ajat yllättävät, eivätkä omat puskurivarat enää riitä menojen kattamiseen, on toki hyvä tiedostaa jo ennakkoon, millaisilla ehdoilla on mahdollista saada yrityslainaa toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Lyhytaikaisen yrityslainan turvin voi pakollisista maksuista suoriutua siihen saakka, kunnes yrityksen tulot alkavat taas normaalisti rullaamaan.
Mikäli yrityksesi kohtaa tilapäisiä kassavajeita, on yrityksellä olla hyvä olla rinnalla luotettava kumppani nopeaa rahoitusta varten. Kilpailuta lyhytaikainen yrityslaina nopeasti kotimaiselta CrediNordilta.
